Regulamin świadczenia usług flowhelp

Wersja 1.0 z 1 października 2026 r. Obowiązuje od dnia udostępnienia w Serwisie.

§ 1. Definicje

1.1. Pojęcia pisane w Regulaminie wielką literą oznaczają:

Usługodawca: DOLLABROS sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, opisana w § 2.
flowhelp lub Usługa: usługa świadczona przez Usługodawcę drogą elektroniczną pod marką flowhelp, opisana w § 4, obejmująca Panel, Widget i funkcje z nimi związane.
Klient: przedsiębiorca (osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, której ustawa przyznaje zdolność prawną), który zawarł z Usługodawcą Umowę w związku ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową.
Przedsiębiorca na prawach konsumenta: Klient będący osobą fizyczną, który zawiera Umowę bezpośrednio związaną ze swoją działalnością gospodarczą, gdy z treści Umowy wynika, że nie ma ona dla niego charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu działalności udostępnionego w CEIDG (art. 385⁵ KC, art. 7aa UPK).
Użytkownik: osoba fizyczna korzystająca z Panelu w imieniu Klienta za pomocą własnego Konta.
Konto: indywidualne konto Użytkownika w Panelu, chronione adresem e-mail i hasłem.
Przestrzeń robocza: wydzielona część Usługi przypisana Klientowi, w której znajdują się jego Asystenci, Materiały, Rozmowy, ustawienia i zespół Użytkowników.
Właściciel: Użytkownik z rolą właściciela Przestrzeni roboczej.
Panel: aplikacja internetowa dostępna pod adresem https://app.flowhelp.ai, służąca do konfiguracji i obsługi Usługi.
Strona (także Serwis): serwis internetowy Usługodawcy dostępny pod adresem https://flowhelp.ai.
Asystent: skonfigurowany przez Klienta w Panelu asystent czatu, który odpowiada Odwiedzającym przy użyciu Modeli AI na podstawie Materiałów.
Widget: okno czatu Asystenta osadzane na Stronie Klienta za pomocą fragmentu kodu (znacznika <script>) udostępnionego w Panelu i pobierane z https://cdn.flowhelp.ai.
Strona Klienta: strona internetowa, na której Klient osadza Widget.
Odwiedzający: osoba korzystająca z Widgetu na Stronie Klienta.
Materiały: treści, które Klient wskazuje lub dodaje jako źródło wiedzy Asystenta, w szczególności strony internetowe pobierane przez Robota, notatki tekstowe i pary pytanie-odpowiedź, a także instrukcje, powitanie, nazwa, awatar i inne ustawienia Asystenta.
Robot: program Usługodawcy pobierający strony internetowe wskazane przez Klienta, przedstawiający się jako FlowhelpBot.
Rozmowa: zapis wymiany wiadomości między Odwiedzającym a Asystentem, wraz z danymi towarzyszącymi (czas, ocena odpowiedzi, cytowane źródła).
Formularz kontaktowy: formularz w Widgecie, którego pola określa Klient, służący do pozostawienia przez Odwiedzającego danych kontaktowych (lead).
Przekazanie rozmowy: funkcja, w ramach której Odwiedzający prosi o kontakt człowieka, a Usługa przesyła zgłoszenie e-mailem na Adres powiadomień.
Adres powiadomień: adres e-mail, na który Usługa wysyła powiadomienia o zgłoszeniach z Formularza kontaktowego i o Przekazaniu rozmowy: adres wskazany w ustawieniach danej akcji, a jeżeli go nie wskazano, adres powiadomień wskazany w ustawieniach Przestrzeni roboczej, a jeżeli i tego nie wskazano, adres e-mail Konta właściciela.
Pytania bez odpowiedzi: pytania Odwiedzających, na które Asystent nie znalazł odpowiedzi w Materiałach, zbierane w Panelu w sekcji Wnioski.
Treści Klienta: wszystkie treści i dane wprowadzone do Usługi przez Klienta, Użytkowników lub Odwiedzających albo pobrane przez Robota na polecenie Klienta, w tym Materiały, Rozmowy, dane z Formularzy kontaktowych i Pytania bez odpowiedzi.
Odpowiedź: treść wygenerowana automatycznie przez Model AI w ramach Usługi, w szczególności odpowiedź Asystenta w Widgecie lub propozycja w Panelu.
Model AI: model językowy sztucznej inteligencji udostępniany przez podmiot trzeci, z którego Usługa korzysta do tworzenia Odpowiedzi.
Plan: wariant Usługi określający jej zakres, Limit i cenę, opisany w Cenniku.
Okres próbny: bezpłatny okres korzystania z Usługi opisany w § 7.
Wiadomość: jednostka rozliczeniowa odpowiadająca jednej odpowiedzi Asystenta; odpowiedzi tworzone przez bardziej zaawansowane Modele AI mogą być liczone jako kilka Wiadomości.
Limit: liczba Wiadomości dostępnych w danym Planie w Okresie rozliczeniowym.
Okres rozliczeniowy: okres, za który przysługuje Limit i, po uruchomieniu płatności, uiszczana jest opłata (miesiąc albo rok); w Okresie próbnym jest nim cały Okres próbny.
Cennik: strona Strony z opisem Planów, Limitów i cen.
Umowa: umowa o świadczenie Usługi drogą elektroniczną zawarta między Usługodawcą a Klientem na warunkach Regulaminu.
Umowa powierzenia: umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiąca Załącznik nr 1 do Regulaminu.
Polityka prywatności: dokument Usługodawcy opisujący przetwarzanie danych osobowych, dla którego Usługodawca jest administratorem, opublikowany na Stronie.
Regulamin: niniejszy regulamin wraz z załącznikami.
KC: ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
UPK: ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
UŚUDE: ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
PKE: ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.
RODO: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
AI Act: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 w sprawie sztucznej inteligencji.
DSA: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 w sprawie jednolitego rynku usług cyfrowych (akt o usługach cyfrowych).

§ 2. Usługodawca i kontakt

2.1. Usługodawcą jest DOLLABROS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Poznaniu, adres: ul. Stanisława Wyspiańskiego 26B/238, 60-751 Poznań, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000918078, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 7831841993, REGON 389772190, kapitał zakładowy 50 000,00 zł.

2.2. Usługodawcę reprezentuje zarząd: Patryk Dominik Pusch i Konrad Sierzputowski; każdy członek zarządu reprezentuje spółkę samodzielnie.

2.3. Kontakt z Usługodawcą we wszystkich sprawach, w tym ochrony danych osobowych, reklamacji i zgłoszeń treści nielegalnych:

e-mail: hello@flowhelp.ai,
prośba o kontakt z człowiekiem w oknie czatu na Stronie (pomocniczo; zgłoszenia na podstawie § 16, reklamacje i oświadczenia o odstąpieniu najlepiej wysyłać e-mailem),
korespondencja pocztowa na adres siedziby wskazany w ust. 2.1.

2.4. Usługodawca prowadzi korespondencję w językach polskim i angielskim.

2.5. Usługodawca nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie jest do tego zobowiązany.

§ 3. Postanowienia ogólne

3.1. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 UŚUDE. Określa rodzaje i zakres Usług, warunki ich świadczenia, warunki zawarcia i rozwiązania Umowy oraz tryb reklamacyjny.

3.2. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców. Konsumenci w rozumieniu art. 22¹ KC nie mogą zakładać Kont ani zawierać Umowy. Do Przedsiębiorców na prawach konsumenta stosuje się dodatkowo § 19.

3.3. Umowę tworzą: Regulamin, Umowa powierzenia (Załącznik nr 1) oraz opis wybranego Planu w Cenniku. W sprawach przetwarzania danych osobowych powierzonych Usługodawcy pierwszeństwo ma Umowa powierzenia.

3.4. Plan Enterprise oraz indywidualne warunki (w tym gwarancja dostępności) wymagają odrębnej umowy zawartej w formie pisemnej albo dokumentowej. W zakresie, w jakim odrębna umowa reguluje dane kwestie odmiennie, ma ona pierwszeństwo przed Regulaminem.

3.5. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na Stronie przed zawarciem Umowy, w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie. Na żądanie Usługodawca prześle Regulamin e-mailem.

§ 4. Rodzaje i zakres Usług

4.1. W ramach Umowy Usługodawca świadczy drogą elektroniczną następujące usługi:

Konto i Panel: tworzenie i konfiguracja Asystentów, dodawanie Materiałów (pobieranie stron internetowych przez Robota, notatki tekstowe, pary pytanie-odpowiedź), ustawienia wyglądu i języka, pobranie kodu Widgetu, przegląd Rozmów, Pytań bez odpowiedzi i zgłoszeń z Formularza kontaktowego, konfiguracja akcji (Formularz kontaktowy, Przekazanie rozmowy), zarządzanie zespołem z rolami, ustawienia danych (okres przechowywania Rozmów, eksport Rozmów, usuwanie danych) oraz profil Użytkownika.
Widget: umożliwienie Odwiedzającym rozmowy z Asystentem na Stronie Klienta. Asystent odpowiada na podstawie Materiałów, podaje odnośniki do źródeł, a gdy nie zna odpowiedzi, informuje o tym i może wyświetlić Formularz kontaktowy albo zaproponować Przekazanie rozmowy.
Funkcje AI w Panelu: w szczególności propozycja odpowiedzi na Pytanie bez odpowiedzi („Zaproponuj odpowiedź”) oraz propozycje powitania i wyglądu podczas pierwszej konfiguracji, tworzone na podstawie publicznej treści Strony Klienta.
Powiadomienia e-mail: wiadomości związane z Kontem (weryfikacja adresu, reset hasła, zaproszenia do zespołu), powiadomienia o zgłoszeniach z Formularza kontaktowego i o Przekazaniu rozmowy oraz przesłanie instrukcji instalacji na adres wskazany przez Użytkownika (funkcja „Wyślij deweloperowi”). Każda wiadomość e-mail wysyłana przez Usługę zawiera stopkę z nazwą Usługodawcy i odnośnikiem do Polityki prywatności.

4.2. Panel jest dostępny w językach angielskim, polskim, niemieckim, francuskim i włoskim.

4.3. Zakres funkcji, w tym dostępne grupy Modeli AI i Limit, zależy od Planu i jest opisany w Cenniku oraz w Panelu.

4.4. Niezależnie od Umowy każdy może bezpłatnie i bez Konta korzystać ze Strony, w tym czytać jej treści i rozmawiać z asystentem flowhelp osadzonym na Stronie. Umowa o świadczenie tej usługi zostaje zawarta z chwilą rozpoczęcia korzystania ze Strony i ulega rozwiązaniu z chwilą jej opuszczenia. Do tej usługi stosuje się odpowiednio § 5, § 9.1, § 15 i § 16, a przetwarzanie danych osobowych opisuje Polityka prywatności.

4.5. Asystent działa na Stronie Klienta w imieniu Klienta. Usługodawca nie jest stroną relacji między Klientem a Odwiedzającymi.

§ 5. Wymagania techniczne i zagrożenia

5.1. Do korzystania z Panelu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki Chrome, Firefox, Safari lub Edge z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie oraz aktywne konto poczty elektronicznej.

5.2. Do osadzenia Widgetu potrzebna jest możliwość dodania znacznika <script> do kodu Strony Klienta oraz wpisanie domeny Strony Klienta na listę dozwolonych domen w Panelu. Odwiedzający potrzebuje aktualnej przeglądarki z włączoną obsługą JavaScript. Jeżeli przeglądarka Odwiedzającego blokuje pamięć lokalną, Rozmowa może nie być kontynuowana po przejściu na inną podstronę.

5.3. Widget nie używa plików cookie. Przy pierwszej interakcji Odwiedzającego z Widgetem zapisuje w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) losowy identyfikator Odwiedzającego pod kluczem flowhelp:visitor:<klucz> (gdy pamięć lokalna jest niedostępna, w pamięci sesji przeglądarki, sessionStorage), służący do kontynuowania Rozmowy. Panel używa niezbędnych plików cookie (sesja logowania i język interfejsu), opisanych w Polityce prywatności.

5.4. Korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami, w szczególności: złośliwym oprogramowaniem, wyłudzaniem danych logowania (phishing), przejęciem Konta przy użyciu słabego lub ujawnionego hasła, przechwyceniem transmisji w niezabezpieczonych sieciach oraz niechcianą korespondencją. W przypadku Asystenta dodatkowym zagrożeniem są próby manipulowania Modelem AI przez Odwiedzających (np. polecenia ukryte w pytaniach), które mogą prowadzić do Odpowiedzi niezgodnych z zamiarem Klienta. Usługodawca zaleca używanie silnych, unikalnych haseł, nieudostępnianie ich innym osobom, aktualizowanie oprogramowania i sprawdzanie, czy logowanie odbywa się pod adresem https://app.flowhelp.ai.

§ 6. Zawarcie Umowy, rejestracja i Konto

6.1. Rejestracja w Panelu jest obecnie możliwa wyłącznie:

z kodem zaproszenia przekazanym przez Usługodawcę albo
bez kodu, przez osobę zaproszoną do zespołu istniejącej Przestrzeni roboczej, która zakłada Konto na adres e-mail, na który otrzymała zaproszenie.

Usługodawca może zmienić tryb rejestracji, w tym udostępnić rejestrację bez kodu, informując o tym na Stronie.

6.2. Aby założyć Konto, należy podać adres e-mail i ustalić hasło (co najmniej 8 znaków), a w przypadku z ust. 6.1 pkt 1 także wpisać kod zaproszenia. Formularz rejestracji zawiera zdanie „Zakładając konto, akceptujesz regulamin i politykę prywatności” z odnośnikami do obu dokumentów. Założenie Konta oznacza akceptację Regulaminu wraz z Umową powierzenia (Załącznik nr 1) oraz potwierdzenie zapoznania się z Polityką prywatności; Polityka prywatności ma charakter informacyjny i nie jest częścią Umowy. Usługodawca zapisuje datę akceptacji i oznaczenie wersji zaakceptowanych dokumentów (dla niniejszej wersji: „2026-10-01”). Zapis jest przechowywany przez czas istnienia Konta (§ 18.5).

6.3. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony z chwilą utworzenia Przestrzeni roboczej z Konta założonego zgodnie z ust. 6.2, między Usługodawcą a przedsiębiorcą, w imieniu którego działa osoba tworząca Przestrzeń roboczą. Dołączenie do istniejącej Przestrzeni roboczej na podstawie zaproszenia nie powoduje zawarcia Umowy (ust. 6.5); Użytkownik, który dołączył w ten sposób, a następnie tworzy własną Przestrzeń roboczą, zawiera Umowę dotyczącą tej Przestrzeni roboczej. Osoba tworząca Przestrzeń roboczą oświadcza, że działa w imieniu przedsiębiorcy i jest umocowana do zawarcia Umowy; na żądanie Usługodawcy Klient wskazuje swoją firmę, adres i NIP (lub inny numer identyfikacji podatkowej). Osoba, która zawiera Umowę bez umocowania, odpowiada wobec Usługodawcy na zasadach ogólnych.

6.4. Użytkownik, który utworzył Przestrzeń roboczą, staje się jej Właścicielem. Umowa obejmuje wszystkie Przestrzenie robocze utworzone przez Klienta lub w jego imieniu. Jeżeli Użytkownik tworzy Przestrzeń roboczą w imieniu innego przedsiębiorcy niż dotychczasowy Klient, zawiera w imieniu tego przedsiębiorcy odrębną Umowę na zasadach ust. 6.3.

6.5. Właściciel i administrator mogą zapraszać do Przestrzeni roboczej kolejnych Użytkowników, wysyłając zaproszenie na ich adres e-mail (ważne 7 dni). Dostępne role to: właściciel, administrator, edytor i podgląd; zakres uprawnień każdej roli opisuje Panel. Wszystkie role mają wgląd w treść Rozmów; eksport i usuwanie Rozmów oraz zgłoszeń z Formularza kontaktowego są zastrzeżone dla właściciela i administratora, a Pytania bez odpowiedzi mogą usuwać także edytorzy. Członkowie zespołu widzą nawzajem swoje imiona i adresy e-mail. Zaproszony Użytkownik zakłada Konto na zasadach ust. 6.2 (bez kodu zaproszenia) i działa w imieniu Klienta. Założenie Konta przez osobę zaproszoną do istniejącej Przestrzeni roboczej nie powoduje zawarcia odrębnej Umowy ani odrębnej Umowy powierzenia; Użytkownik akceptuje Regulamin w zakresie zasad korzystania z Konta, a stroną Umowy pozostaje Klient.

6.6. Klient odpowiada za działania i zaniechania Użytkowników jak za własne i zapewnia, że dostęp do Przestrzeni roboczej mają wyłącznie osoby uprawnione. Klient niezwłocznie odbiera dostęp Użytkownikom, którzy nie powinni go już mieć.

6.7. Dane podawane przy rejestracji i w Panelu muszą być prawdziwe. Zmiana adresu e-mail Konta nie jest obecnie dostępna w Panelu; w tej sprawie należy skontaktować się z Usługodawcą.

6.8. Konto jest przypisane do jednej osoby fizycznej. Zakładanie Kont w sposób zautomatyzowany oraz udostępnianie danych logowania innym osobom jest zabronione. Użytkownik niezwłocznie zawiadamia Usługodawcę o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta.

§ 7. Okres próbny, Plany i Limity

7.1. Plany, ich Limity, dostępne grupy Modeli AI i ceny opisuje Cennik. Plan Enterprise jest wyceniany indywidualnie.

7.2. Każda nowa Przestrzeń robocza rozpoczyna się Okresem próbnym. Okres próbny jest bezpłatny i nie wymaga podania danych karty płatniczej. Czas trwania i Limit Okresu próbnego określa Cennik; w dniu wejścia Regulaminu w życie jest to 14 dni i 100 Wiadomości. W Okresie próbnym dostępna jest wyłącznie grupa szybkich Modeli AI.

7.3. Po upływie Okresu próbnego dalsze korzystanie z Usługi może wymagać wyboru Planu płatnego na zasadach § 8. Do czasu takiego wyboru Usługodawca może ograniczyć działanie Usługi, w szczególności wstrzymać udzielanie odpowiedzi w Widgecie. Do czasu uruchomienia płatności Usługodawca może przedłużyć Okres próbny lub udostępniać Usługę bezpłatnie w zakresie wskazanym w Panelu. Upływ Okresu próbnego nie powoduje usunięcia Treści Klienta; zasady rozwiązania Umowy określa § 17.

7.4. Limit jest liczony w Okresie rozliczeniowym. Sposób liczenia Wiadomości, w tym przeliczniki dla bardziej zaawansowanych Modeli AI, wskazuje Cennik lub Panel. Stan wykorzystania Limitu jest widoczny w Panelu.

7.5. Po wykorzystaniu 100% Limitu Asystent nadal odpowiada, ale przy użyciu tańszego Modelu AI wybranego przez Usługodawcę, co może obniżyć jakość Odpowiedzi.

7.6. Po wykorzystaniu 200% Limitu Asystent przestaje udzielać odpowiedzi do początku kolejnego Okresu rozliczeniowego, zmiany Planu albo zwiększenia Limitu (np. przez doładowanie po uruchomieniu płatności). Odwiedzający może w tym czasie otrzymać komunikat o niedostępności Asystenta.

7.7. Odpowiedzi udzielone po przekroczeniu 100% Limitu nie są dodatkowo płatne. Usługodawca nie pobiera opłat za zużycie ponad Limit bez wcześniejszej decyzji Klienta (np. zakupu doładowania).

7.8. Niezależnie od Limitu Usługodawca stosuje techniczne ograniczenia chroniące Usługę przed nadużyciami i nadmiernymi kosztami, w szczególności dzienny limit zużycia na Asystenta oraz limity liczby wiadomości i zgłoszeń z Formularza kontaktowego na Odwiedzającego, na adres IP i na Asystenta. Usługodawca może zmieniać te ograniczenia w zakresie potrzebnym do ochrony Usługi.

§ 8. Płatności

8.1. W dniu wejścia Regulaminu w życie płatności nie są uruchomione. Do czasu ich uruchomienia Usługa jest świadczona bezpłatnie w ramach Okresu próbnego (lub jego przedłużenia, o którym mowa w § 7.3). Usługodawca nie obciąży Klienta żadną opłatą bez wcześniejszego wyraźnego wyboru Planu płatnego przez Klienta i podania przez niego danych płatniczych.

8.2. O uruchomieniu płatności Usługodawca zawiadomi Klientów e-mailem, a dodatkowo, gdy Panel to umożliwia, komunikatem w Panelu, co najmniej 14 dni wcześniej, wskazując datę uruchomienia i operatora płatności. Postanowienia ust. 8.3 do 8.11 stosuje się od tej daty.

8.3. Plany płatne są świadczone w formie abonamentu opłacanego z góry za miesięczny albo roczny Okres rozliczeniowy. Warunki abonamentu rocznego wskazuje Cennik.

8.4. Ceny są podawane w Cenniku w dolarach amerykańskich (USD). Ceny mogą zostać powiększone o podatki należne zgodnie z przepisami właściwymi dla Klienta (np. podatek od towarów i usług lub podobny podatek), naliczane przez Usługodawcę albo przez operatora płatności. Koszty bankowe i koszty przewalutowania po stronie Klienta ponosi Klient.

8.5. Płatności obsługuje zewnętrzny operator płatności. Jeżeli operator działa jako sprzedawca (Merchant of Record), Klient nabywa dostęp do Planu płatnego od operatora, na jego warunkach, a operator przyjmuje płatność, nalicza podatki, wystawia dokumenty sprzedaży i obsługuje zwroty. Usługodawca pozostaje odpowiedzialny za świadczenie Usługi zgodnie z Regulaminem.

8.6. Abonament odnawia się automatycznie na kolejny Okres rozliczeniowy, dopóki Klient go nie anuluje w Panelu lub u operatora płatności. Anulowanie odnosi skutek z końcem opłaconego Okresu rozliczeniowego. Opłata za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi, chyba że Regulamin (w szczególności ust. 8.10, § 11.5, § 17.3, § 19, § 20.3, § 21.6 i § 10.3 Umowy powierzenia) lub bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

8.7. Zasady zmiany Planu na wyższy lub niższy, w tym ewentualnego rozliczenia proporcjonalnego, Panel lub operator płatności przedstawia przed zatwierdzeniem zmiany.

8.8. Doładowania są jednorazowym zwiększeniem Limitu na warunkach i w cenie wskazanych w Cenniku.

8.9. Zmiana cen nie dotyczy opłaconych Okresów rozliczeniowych. Nowa cena obowiązuje od kolejnego Okresu rozliczeniowego, jeżeli Usługodawca zawiadomi o niej Klienta co najmniej 14 dni wcześniej; Klient może przed jej wejściem w życie anulować abonament.

8.10. Jeżeli Usługodawca rozwiąże Umowę za wypowiedzeniem bez winy Klienta, zapewnia zwrot, bezpośrednio albo za pośrednictwem operatora płatności, proporcjonalnej części opłaty za niewykorzystany, opłacony okres. W ten sam sposób dokonuje się zwrotów w pozostałych przypadkach wskazanych w ust. 8.6.

8.11. W razie nieudanej płatności Usługodawca, po zawiadomieniu Klienta, może ograniczyć Usługę do zakresu bezpłatnego albo wstrzymać działanie Widgetu do czasu uregulowania płatności. Treści Klienta nie są z tego powodu usuwane przed rozwiązaniem Umowy.

8.12. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur i innych dokumentów rozliczeniowych w formie elektronicznej.

§ 9. Obowiązki Klienta

9.1. Zgodne z prawem korzystanie. Klient korzysta z Usługi zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami. Zabronione jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, w tym naruszających prawa osób trzecich (prawa autorskie, znaki towarowe, dobra osobiste, tajemnicę przedsiębiorstwa), nawołujących do nienawiści lub przemocy, pornograficznych z udziałem małoletnich, o charakterze terrorystycznym, wprowadzających w błąd lub stanowiących nieuczciwe praktyki rynkowe.

9.2. Prawa do Materiałów. Klient zapewnia, że ma prawa (autorskie, licencje, zgody) do Materiałów, w tym do treści pobieranych przez Robota, oraz że ich wykorzystanie w Usłudze nie narusza praw osób trzecich ani przepisów.

9.3. Robot tylko na własnych stronach. Klient wskazuje do pobrania wyłącznie strony internetowe, które kontroluje, albo na których pobranie ma zgodę ich właściciela. Robot przedstawia się jako FlowhelpBot i respektuje plik robots.txt. Zabronione jest używanie Robota do obchodzenia zabezpieczeń, ograniczeń dostępu lub opłat oraz do pobierania cudzych treści.

9.4. Informowanie Odwiedzających. W odniesieniu do danych Odwiedzających Klient jest administratorem danych osobowych. Klient w szczególności:

udostępnia Odwiedzającym informacje wymagane przez art. 13 i 14 RODO, w tym o korzystaniu z Asystenta, o Usługodawcy jako podmiocie przetwarzającym, o dalszych podmiotach przetwarzających i o przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (Załącznik A do Umowy powierzenia), a także informację, że Usługodawca jako odrębny administrator przetwarza logi serwera z żądań do Widgetu w celu bezpieczeństwa i zapobiegania nadużyciom, z odnośnikiem do Polityki prywatności (§ 13.1);
wpisuje w Panelu, w sekcji Wygląd, adres swojej polityki prywatności, aby Widget mógł wyświetlać odnośnik „Polityka prywatności” przy prośbie o zgodę oraz pod Formularzem kontaktowym i formularzem Przekazania rozmowy;
informuje Odwiedzających o zapisywaniu identyfikatora w pamięci lokalnej przeglądarki (art. 399 PKE);
wybiera w Panelu tryb zgody Widgetu (rozmowa od razu, rozmowa po kliknięciu „Zgadzam się” albo Widget niewidoczny do czasu przekazania zgody przez Stronę Klienta, np. z jej mechanizmu zarządzania zgodami) odpowiedni do przyjętej przez siebie podstawy prawnej przetwarzania. Widget nie zapisuje ani nie zapamiętuje kliknięcia zgody i nie może służyć jako dowód jej udzielenia;
jeżeli przekazuje do Widgetu identyfikatory swoich zalogowanych użytkowników, przekazuje identyfikatory techniczne zamiast adresów e-mail lub innych danych bezpośrednio identyfikujących i chroni sekret służący do ich podpisywania;
ustala okres przechowywania Rozmów i realizuje żądania osób, których dane dotyczą, korzystając z narzędzi opisanych w Umowie powierzenia.

9.5. Oznaczenie AI. Widget zawsze informuje, że rozmowa jest prowadzona z systemem sztucznej inteligencji: wyświetla plakietkę „AI”, której nie można wyłączyć, oraz zdanie informacyjne, które Klient może edytować, ale nie może usunąć. Klient nie może usuwać, ukrywać, zasłaniać ani w inny sposób osłabiać tego oznaczenia (także za pomocą stylów, skryptów lub innych elementów Strony Klienta), nie może zmieniać zdania informacyjnego tak, aby wprowadzało w błąd co do udziału AI, ani polecać Asystentowi (w instrukcjach, Materiałach, nazwie lub awatarze), aby podawał się za człowieka lub zaprzeczał, że jest AI. Nadanie Asystentowi imienia lub awatara jest dozwolone, o ile nie wprowadza w błąd co do tego, że Odwiedzający rozmawia z AI.

9.6. Zakazane i wysokiego ryzyka zastosowania AI. Klient nie może używać Usługi do praktyk zakazanych przez art. 5 AI Act (w szczególności manipulacji podprogowej lub celowo wprowadzającej w błąd, wykorzystywania słabości osób ze względu na wiek, niepełnosprawność lub sytuację społeczną lub ekonomiczną, oceny społecznej), do podszywania się pod człowieka lub inną osobę, markę albo instytucję, ani, bez odrębnej pisemnej umowy z Usługodawcą, do zastosowań wysokiego ryzyka wymienionych w załączniku III do AI Act (np. rekrutacja i ocena pracowników, ocena zdolności kredytowej, decyzje o dostępie do usług podstawowych lub edukacji). Klient nie podejmuje wobec Odwiedzających decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie Odpowiedzi. Klient zapewnia, że osoby obsługujące Asystenta w jego imieniu mają wiedzę wystarczającą do jego właściwego używania (art. 4 AI Act).

9.7. Bez danych szczególnie chronionych. Usługa nie jest przeznaczona do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO), danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa (art. 10 RODO), numerów PESEL i dokumentów tożsamości, danych kart płatniczych ani haseł. Klient nie konfiguruje Formularza kontaktowego, Materiałów ani instrukcji Asystenta tak, aby takie dane zbierać, ani nie kieruje Asystenta do dzieci. Ponieważ Odwiedzający mogą wpisać takie dane z własnej inicjatywy, Klient powinien w powitaniu lub instrukcjach zniechęcać do ich podawania i ustalić odpowiednio krótki okres przechowywania Rozmów. Klient ogranicza dane osobowe w Materiałach do niezbędnych.

9.8. Bezpieczeństwo dostępu. Klient zapewnia, że Użytkownicy używają silnych haseł i nie udostępniają ich, a lista dozwolonych domen Widgetu obejmuje wyłącznie Strony Klienta.

9.9. Zasoby zewnętrzne. Jeżeli Klient wskaże adres awatara lub innego zasobu przechowywanego poza Usługą, przeglądarka Odwiedzającego łączy się bezpośrednio z tym adresem; Klient odpowiada za ten zasób i związane z nim przetwarzanie danych.

9.10. Zakazane działania techniczne. Zabronione jest w szczególności: zakłócanie działania Usługi, w tym ataki i nadmierne obciążanie; obchodzenie Limitów i ograniczeń technicznych; testowanie zabezpieczeń bez zgody Usługodawcy; wprowadzanie złośliwego oprogramowania; wysyłanie niezamówionej informacji handlowej; systematyczne pobieranie danych z Usługi; dekompilacja i inżynieria wsteczna poza przypadkami dozwolonymi przez przepisy; odsprzedaż lub udostępnianie Usługi osobom trzecim bez zgody Usługodawcy.

9.11. Roszczenia osób trzecich. Jeżeli osoba trzecia wystąpi przeciwko Usługodawcy z roszczeniem wynikającym z Treści Klienta, konfiguracji Asystenta albo naruszenia przez Klienta § 9, Klient zwolni Usługodawcę z odpowiedzialności i pokryje zasądzone odszkodowania oraz uzasadnione koszty obrony, pod warunkiem że Usługodawca niezwłocznie zawiadomi Klienta o roszczeniu i umożliwi mu udział w obronie.

§ 10. Sztuczna inteligencja

10.1. Odpowiedzi są tworzone automatycznie przez Modele AI na podstawie instrukcji Asystenta, dopasowanych fragmentów Materiałów, pytania i ostatnich wiadomości Rozmowy. Usługodawca nie sprawdza Odpowiedzi przed ich wyświetleniem.

10.2. Asystent jest skonfigurowany tak, aby odpowiadał na podstawie Materiałów, podawał źródła i informował, gdy nie zna odpowiedzi. Mimo to Odpowiedzi mogą być błędne, niepełne, nieaktualne, niezgodne z Materiałami lub wprowadzające w błąd, także w wyniku prób manipulacji ze strony Odwiedzających. Jakość Odpowiedzi zależy w dużej mierze od jakości i aktualności Materiałów oraz od wybranego Modelu AI.

10.3. Odpowiedzi nie są poradą prawną, medyczną, podatkową, finansową, inwestycyjną ani inną poradą profesjonalną. Klient nie może przedstawiać ich jako takiej porady. Jeżeli Klient działa w dziedzinie regulowanej, zapewnia odpowiednie zastrzeżenia i nadzór człowieka.

10.4. Klient odpowiada za Materiały, konfigurację Asystenta (instrukcje, wybór Modelu AI, akcje, tryb zgody), aktualizowanie Materiałów (w tym ponowne pobranie i zindeksowanie ich po zmianach), przeglądanie Rozmów i Pytań bez odpowiedzi oraz za sposób, w jaki korzysta z Odpowiedzi w relacji z Odwiedzającymi. Propozycje tworzone w Panelu (np. „Zaproponuj odpowiedź”) Klient sprawdza przed ich użyciem.

10.5. Usługa korzysta z Modeli AI dostępnych za pośrednictwem OpenRouter, Inc. Domyślnym Modelem AI jest model Google Gemini z grupy szybkich modeli; w zależności od Planu Klient może wybrać inne Modele AI, w tym modele OpenAI, Anthropic i innych dostawców. Usługodawca może zmieniać dostępne Modele AI i ustawienia domyślne, gdy wymagają tego dostępność, jakość, koszty lub bezpieczeństwo.

10.6. Usługodawca nie trenuje ani nie dostraja Modeli AI na Treściach Klienta. Funkcja „Przetrenuj teraz” w Panelu, podobnie jak automatyczne ponowne przetwarzanie Materiałów przewidziane w niektórych Planach, oznacza ponowne pobranie i zindeksowanie Materiałów, a nie trenowanie modelu. Zapytania do Modeli AI są kierowane wyłącznie do dostawców, którzy według klasyfikacji OpenRouter nie zbierają danych z zapytań (ustawienie data_collection: deny); dostawcy mogą przetwarzać zapytania przez ograniczony czas na warunkach swoich umów, np. w celu wykrywania nadużyć. Do wyszukiwania w Materiałach ich fragmenty i pytania Odwiedzających są zamieniane na wektory liczbowe (embeddingi) przez CoinAxe Ltd (deAPI).

10.7. Do Modelu AI nie są przekazywane identyfikator Odwiedzającego, jego adres IP, adres strony, na której prowadzi Rozmowę, ani dane z Formularza kontaktowego. Treść pytań jest przekazywana w postaci wpisanej przez Odwiedzającego, bez automatycznego usuwania danych osobowych.

10.8. Usługodawca zaprojektował Widget tak, aby Odwiedzający byli informowani, że rozmawiają z systemem AI (art. 50 ust. 1 AI Act). Obowiązki Klienta w tym zakresie określa § 9.5.

§ 11. Dostępność i zmiany Usługi

11.1. Usługodawca dokłada starań, aby Usługa działała w sposób ciągły i prawidłowy, ale nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności ani określonych parametrów działania. Gwarancja dostępności (SLA) jest możliwa wyłącznie w Planie Enterprise na podstawie odrębnej umowy.

11.2. Usługodawca może przerywać działanie Usługi w celu konserwacji, aktualizacji i usuwania awarii. O planowanych przerwach Usługodawca, gdy to możliwe, informuje z wyprzedzeniem w Panelu lub e-mailem. Prace pilne, w szczególności związane z bezpieczeństwem, mogą być prowadzone bez zapowiedzi. Prace utrzymaniowe, diagnostyczne i wsparcie Usługodawca może wykonywać przy pomocy narzędzi AI dostawcy wskazanego w Załączniku A do Umowy powierzenia (poz. 6), w zakresie niezbędnym do danego zadania.

11.3. Działanie Usługi zależy także od podmiotów trzecich, w szczególności dostawcy hostingu, dostawców Modeli AI, usług poczty elektronicznej, DNS i sieci internet.

11.4. Usługodawca rozwija Usługę i może dodawać, zmieniać lub wycofywać funkcje. Funkcje oznaczone jako testowe są udostępniane w obecnym stanie i mogą zostać wycofane w każdej chwili. Wobec Przedsiębiorcy na prawach konsumenta stosuje się § 19.9.

11.5. Jeżeli wycofanie funkcji istotnie ogranicza Plan płatny, Usługodawca informuje o tym co najmniej 14 dni wcześniej, a Klient może do dnia wycofania wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym i otrzymać zwrot proporcjonalnej części opłaty za niewykorzystany okres na zasadach ust. 8.10.

11.6. Kopie zapasowe są wykonywane wyłącznie w celu odtworzenia Usługi po awarii i nie stanowią archiwum dla Klienta. Usługodawca nie gwarantuje odtworzenia danych z kopii zapasowej na żądanie Klienta. Klient powinien przechowywać własne kopie Materiałów i regularnie eksportować potrzebne mu Rozmowy.

§ 12. Własność intelektualna

12.1. Treści Klienta pozostają własnością Klienta lub jego licencjodawców. Usługodawca nie nabywa do nich żadnych praw poza licencją określoną w ust. 12.2.

12.2. Klient udziela Usługodawcy niewyłącznej, nieodpłatnej, nieograniczonej terytorialnie licencji na korzystanie z Treści Klienta, na czas trwania Umowy i okres potrzebny do usunięcia danych zgodnie z § 18, wyłącznie w celu świadczenia Usługi, zapewnienia jej bezpieczeństwa i wykonania obowiązków prawnych, na polach eksploatacji obejmujących: utrwalanie i zwielokrotnianie w pamięci systemów informatycznych, przetwarzanie (w tym dzielenie na fragmenty, indeksowanie, zamianę na wektory liczbowe i przekazywanie Modelom AI), przesyłanie dalszym podmiotom przetwarzającym oraz udostępnianie w Widgecie na Stronie Klienta i w Panelu Użytkownikom. Licencja obejmuje prawo udzielania sublicencji dalszym podmiotom przetwarzającym w zakresie potrzebnym do świadczenia Usługi.

12.3. Usługodawca nie rości sobie praw do Odpowiedzi. W zakresie, w jakim do Odpowiedzi przysługują jakiekolwiek prawa, w relacji między stronami może z nich korzystać Klient. Treści wygenerowane przez AI mogą nie podlegać ochronie prawa autorskiego.

12.4. Oprogramowanie Usługi, w tym Panel, kod Widgetu, Strona, ich wygląd i dokumentacja, oraz oznaczenie flowhelp należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców. Usługodawca udziela Klientowi, na czas trwania Umowy, niewyłącznej i niezbywalnej licencji na korzystanie z Usługi zgodnie z Regulaminem, w tym na osadzanie kodu Widgetu na Stronach Klienta.

12.5. Usługodawca może bez wynagrodzenia wykorzystywać uwagi i propozycje dotyczące Usługi przekazane przez Klienta lub Użytkowników.

12.6. Usługodawca może wykorzystywać zagregowane dane o korzystaniu z Usługi (np. liczbę Wiadomości, koszty, błędy), niezawierające Treści Klienta ani danych osobowych, do utrzymania i rozwoju Usługi.

§ 13. Ochrona danych osobowych

13.1. Usługodawca jest administratorem danych osobowych:

Użytkowników, osób kontaktujących się z Usługodawcą oraz osób korzystających ze Strony, w tym z asystenta flowhelp na Stronie;
adresów e-mail, na które Usługa wysyła wiadomości, w tym Adresu powiadomień;
logów serwera WWW rejestrujących żądania do Widgetu (pobranie skryptów Widgetu, jego konfiguracji i zapytania do interfejsu API: adres IP, czas, żądanie, User-Agent, Referer; przechowywane 14 dni) oraz liczników limitów zapytań opartych na skrócie adresu IP, przetwarzanych w celu zapewnienia bezpieczeństwa Usługi i zapobiegania nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zasady tego przetwarzania, w tym informacje o plikach cookie i pamięci przeglądarki, opisuje Polityka prywatności.

13.2. W zakresie danych osobowych zawartych w Treściach Klienta, w szczególności danych Odwiedzających, w tym w treści powiadomień o zgłoszeniach z Formularza kontaktowego i o Przekazaniu rozmowy, administratorem jest Klient, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym. Zasady powierzenia określa Umowa powierzenia, zawierana wraz z akceptacją Regulaminu.

13.3. Usługa jest utrzymywana na serwerach OVH w Niemczech (UE). Dalsze podmioty przetwarzające, w tym znajdujące się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym oraz dostawcę narzędzi AI wspierających utrzymanie techniczne i wsparcie Usługi, wymienia Załącznik A do Umowy powierzenia.

§ 14. Odpowiedzialność

14.1. Strony odpowiadają za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z ograniczeniami wskazanymi w niniejszym paragrafie.

14.2. Usługodawca nie odpowiada za:

Treści Klienta, w tym ich zgodność z prawem, prawdziwość i aktualność, oraz za konfigurację Asystenta;
treść Odpowiedzi w zakresie, w jakim wynika ona z właściwości Modeli AI opisanych w § 10, oraz za decyzje podjęte przez Klienta, Odwiedzających lub inne osoby na podstawie Odpowiedzi;
przerwy i zakłócenia spowodowane siłą wyższą, awariami sieci internet, działaniem podmiotów trzecich pozostającym poza rozsądną kontrolą Usługodawcy albo urządzeniami i oprogramowaniem Klienta lub Odwiedzających;
skutki korzystania z Konta przez osoby trzecie, jeżeli uzyskały one dostęp z powodu niezabezpieczenia danych logowania przez Klienta lub Użytkownika;
skutki ograniczenia, wstrzymania lub zawieszenia Usługi przeprowadzonego zgodnie z Regulaminem.

14.3. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści (w tym utracone przychody, klientów i możliwości handlowe) ani za szkody w postaci utraty renomy.

14.4. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Umowy (w tym Umowy powierzenia) jest ograniczona do kwoty opłat faktycznie zapłaconych przez Klienta za Usługę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę, nie mniej jednak niż do równowartości 100 USD, przeliczonej według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia poprzedzającego dzień zgłoszenia roszczenia.

14.5. Ograniczenia i wyłączenia odpowiedzialności nie dotyczą szkody wyrządzonej Klientowi umyślnie (art. 473 § 2 KC) ani przypadków, w których wyłączają je bezwzględnie obowiązujące przepisy. Wobec Przedsiębiorcy na prawach konsumenta stosuje się § 19.6.

14.6. Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają odpowiedzialności stron wobec osób, których dane dotyczą, wynikającej z art. 82 RODO.

§ 15. Reklamacje

15.1. Reklamację dotyczącą Usługi składa się e-mailem na adres hello@flowhelp.ai albo pisemnie na adres siedziby Usługodawcy. Pomocniczo można też poprosić o kontakt w oknie czatu na Stronie.

15.2. Reklamacja powinna zawierać: oznaczenie Klienta i adres e-mail Konta (o ile Konto istnieje), opis problemu wraz z datą jego wystąpienia oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia.

15.3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i przesyła odpowiedź e-mailem na adres, z którego reklamacja wpłynęła, albo na adres wskazany w reklamacji. Jeżeli reklamacja wymaga uzupełnienia, Usługodawca prosi o nie, a termin biegnie od dnia otrzymania uzupełnienia.

15.4. Odwołania od decyzji dotyczących treści nielegalnych rozpatruje się w trybie § 16.7.

15.5. Tryb reklamacyjny nie ogranicza uprawnień Przedsiębiorcy na prawach konsumenta wynikających z przepisów (§ 19).

§ 16. Treści nielegalne i moderowanie (DSA)

16.1. W zakresie przechowywania Treści Klienta Usługodawca świadczy usługę hostingu w rozumieniu art. 3 lit. g ppkt iii DSA. Usługodawca nie rozpowszechnia Treści Klienta publicznie z własnej inicjatywy i nie jest platformą internetową.

16.2. Pojedynczym punktem kontaktowym dla organów państw członkowskich, Komisji Europejskiej i Europejskiej Rady ds. Usług Cyfrowych (art. 11 DSA) oraz dla odbiorców usługi (art. 12 DSA) jest adres e-mail hello@flowhelp.ai. Komunikacja odbywa się w językach polskim i angielskim i jest prowadzona przez człowieka, nie wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

16.3. Każda osoba może zgłosić treść, którą uważa za nielegalną, e-mailem na adres z ust. 16.2 (art. 16 DSA). Pomocniczo można też poprosić o kontakt w oknie czatu na Stronie, ale pełne zgłoszenie najlepiej przesłać e-mailem. Zgłoszenie powinno zawierać:

wystarczająco uzasadnione wyjaśnienie, dlaczego treść jest nielegalna;
jednoznaczne wskazanie, gdzie treść się znajduje (np. adres Strony Klienta, na której działa Widget, nazwa Asystenta, zrzut ekranu, fragment Rozmowy) oraz inne informacje pozwalające ją zidentyfikować;
imię i nazwisko (lub nazwę) oraz adres e-mail zgłaszającego, chyba że zgłoszenie dotyczy przestępstw, o których mowa w art. 3 do 7 dyrektywy 2011/93/UE;
oświadczenie, że zgłaszający w dobrej wierze uważa informacje i twierdzenia zawarte w zgłoszeniu za prawidłowe i kompletne.

16.4. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia bez zbędnej zwłoki (jeżeli podano dane kontaktowe), rozpatruje je w odpowiednim czasie, starannie, obiektywnie i w sposób niearbitralny, a następnie informuje zgłaszającego o decyzji i dostępnych środkach odwoławczych. Usługodawca nie używa zautomatyzowanych środków do rozpatrywania zgłoszeń ani do podejmowania decyzji.

16.5. W razie uznania treści za nielegalną lub niezgodną z Regulaminem Usługodawca może usunąć treść lub uniemożliwić dostęp do niej, wstrzymać działanie Asystenta lub Widgetu, zawiesić Konto albo rozwiązać Umowę (§ 17). Usługodawca przekazuje Klientowi, najpóźniej w chwili nałożenia ograniczenia, jasne i konkretne uzasadnienie (art. 17 DSA), obejmujące: rodzaj, zakres (w tym terytorialny) i czas trwania ograniczenia; fakty i okoliczności, na których oparto decyzję, w tym informację, czy podjęto ją na podstawie zgłoszenia, czy z własnej inicjatywy; informację o (braku) użycia zautomatyzowanych środków; podstawę prawną lub postanowienie Regulaminu wraz z wyjaśnieniem; oraz dostępne środki odwoławcze. Uzasadnienia nie przekazuje się, jeżeli zakazują tego przepisy lub nakaz organu.

16.6. Usługodawca nie monitoruje Treści Klienta w sposób ogólny ani nie poszukuje aktywnie okoliczności wskazujących na nielegalną działalność. Działa na podstawie zgłoszeń, nakazów organów (art. 9 i 10 DSA, o których skutkach informuje organ) oraz informacji uzyskanych w inny sposób, np. przy obsłudze reklamacji lub zgłoszeń nadużyć. Decyzje dotyczące treści podejmują ludzie. Usługodawca nie stosuje własnych zautomatyzowanych narzędzi oceny treści; dostawcy Modeli AI mogą stosować własne filtry bezpieczeństwa, w wyniku których Asystent odmówi odpowiedzi. Techniczne limity ruchu (§ 7.8) nie są moderowaniem treści.

16.7. Klient i zgłaszający mogą odwołać się od decyzji w terminie 6 miesięcy od jej przekazania, e-mailem na adres z ust. 16.2. Odwołanie rozpatruje członek zarządu Usługodawcy w terminie 14 dni. Nie wyłącza to prawa do dochodzenia roszczeń przed sądem.

16.8. Jeżeli Usługodawca poweźmie informację wywołującą podejrzenie, że popełniono, popełnia się lub prawdopodobnie zostanie popełnione przestępstwo stanowiące zagrożenie dla życia lub bezpieczeństwa osoby lub osób, niezwłocznie informuje o swoich podejrzeniach organy ścigania lub organy wymiaru sprawiedliwości zainteresowanego państwa członkowskiego lub zainteresowanych państw członkowskich i przekazuje wszelkie dostępne istotne informacje; jeżeli nie może z wystarczającą pewnością ustalić zainteresowanego państwa członkowskiego, informuje organy ścigania państwa członkowskiego, w którym ma siedzibę, lub Europol, albo jedne i drugie (art. 18 DSA).

16.9. Wobec osoby, która często przesyła zgłoszenia w oczywisty sposób bezzasadne, Usługodawca może, po uprzednim ostrzeżeniu, na rozsądny czas wstrzymać rozpatrywanie jej zgłoszeń.

§ 17. Czas trwania, zawieszenie i rozwiązanie Umowy

17.1. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.

17.2. Klient może rozwiązać Umowę w każdej chwili, bez okresu wypowiedzenia, usuwając Przestrzeń roboczą w Panelu albo przesyłając żądanie e-mailem. Usunięcie przez Klienta wszystkich jego Przestrzeni roboczych oznacza rozwiązanie Umowy. Użytkownik może usunąć swoje Konto w Panelu (Ustawienia → Profil, a przed utworzeniem Przestrzeni roboczej także na ekranie jej tworzenia), jeżeli nie jest jedynym właścicielem aktywnej Przestrzeni roboczej; w takim przypadku musi najpierw usunąć tę Przestrzeń roboczą (Ustawienia → Dane) albo skontaktować się z Usługodawcą. Zwrot opłat następuje wyłącznie w przypadkach wskazanych w § 8.6.

17.3. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, zawiadamiając Klienta e-mailem. W takim przypadku stosuje się § 8.10, a wobec Przedsiębiorcy na prawach konsumenta § 19.7.

17.4. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, zawiadamiając Klienta e-mailem z podaniem przyczyny, w razie rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta lub Użytkownika, w szczególności:

dostarczania treści nielegalnych (§ 9.1);
używania Usługi do praktyk zakazanych przez AI Act, podszywania się pod człowieka lub usuwania albo osłabiania oznaczenia AI (§ 9.5 i 9.6);
ataków na Usługę, obchodzenia zabezpieczeń lub Limitów albo innych nadużyć (§ 9.10);
używania Robota do pobierania cudzych stron bez uprawnienia (§ 9.3);
podania nieprawdziwych danych przy rejestracji albo zawarcia Umowy przez konsumenta;
braku zapłaty mimo wezwania i upływu 14 dni od terminu płatności;
powtórnego naruszenia Regulaminu po wcześniejszym wezwaniu do zaprzestania.

17.5. Zamiast rozwiązania Umowy Usługodawca może czasowo zawiesić działanie Asystenta, Widgetu lub Konta, jeżeli jest to niezbędne do powstrzymania naruszenia, usunięcia zagrożenia bezpieczeństwa albo wykonania nakazu organu, na czas niezbędny do usunięcia przyczyny. Usługodawca informuje Klienta o zawieszeniu i jego przyczynie, chyba że zakazują tego przepisy lub nakaz organu.

17.6. Z chwilą rozwiązania Umowy dostęp do Usługi wygasa, a dane są usuwane zgodnie z § 18.

§ 18. Usunięcie danych i eksport

18.1. Przed usunięciem Przestrzeni roboczej właściciel lub administrator może wyeksportować Rozmowy w formacie CSV lub JSON w Panelu (Ustawienia → Dane). Eksport w Panelu obejmuje wyłącznie Rozmowy. Eksport Rozmów, zgłoszeń z Formularza kontaktowego i Pytań bez odpowiedzi Usługodawca przekazuje także na żądanie, na zasadach § 15.1 pkt 1 Umowy powierzenia. Materiały i konfigurację Klient może skopiować z Panelu samodzielnie.

18.2. Usunięcie Przestrzeni roboczej w Panelu jest nieodwracalne i powoduje jej natychmiastowe wyłączenie: Asystent przestaje odpowiadać, a Użytkownicy tracą dostęp do jej danych. Wszystkie dane Przestrzeni roboczej (Rozmowy, zgłoszenia z Formularza kontaktowego, Pytania bez odpowiedzi, Materiały, konfiguracja, członkostwa, zaproszenia i wpisy dziennika zdarzeń) są trwale usuwane najpóźniej po 30 dniach. Z kopii zapasowych dane znikają w ciągu kolejnych 14 dni, w miarę ich rotacji.

18.3. W razie rozwiązania Umowy przez Usługodawcę Klient może wyeksportować Rozmowy w Panelu do upływu okresu wypowiedzenia. Niezależnie od sposobu rozwiązania Umowy Klient może, w terminie 14 dni od usunięcia Przestrzeni roboczej lub rozwiązania Umowy, zażądać e-mailem eksportu Rozmów, zgłoszeń z Formularza kontaktowego i Pytań bez odpowiedzi; Usługodawca udostępni go w ciągu 14 dni od żądania przez zabezpieczony link do pobrania ważny 7 dni (plik eksportu jest usuwany po jego wygaśnięciu), a nie jako załącznik wiadomości e-mail, chyba że sprzeciwiają się temu przepisy lub nakaz organu (§ 15.1 pkt 1 Umowy powierzenia). Po rozwiązaniu Umowy stosuje się terminy z ust. 18.2.

18.4. W trakcie trwania Umowy:

właściciel i administrator mogą usuwać w Panelu pojedyncze Rozmowy oraz każde zgłoszenie z Formularza kontaktowego (Panel wyświetla wszystkie zgłoszenia, z podziałem na strony);
właściciel, administrator i edytor mogą usuwać w Panelu pojedyncze otwarte Pytania bez odpowiedzi, które Panel wyświetla w sekcji Wnioski (do 100 naraz); pozostałe Pytania bez odpowiedzi, w tym oznaczone jako zignorowane lub rozwiązane, Usługodawca usuwa na żądanie Klienta; usunięcie Pytania bez odpowiedzi nie usuwa pary pytanie-odpowiedź, którą Klient z niego utworzył, ponieważ jej treść stanowi część Materiałów i jest usuwana przez usunięcie tego źródła w Panelu (§ 12.1 pkt 2 Umowy powierzenia);
Rozmowy starsze niż ustawiony okres przechowywania (30, 90 lub 365 dni albo bez limitu; domyślnie 90 dni) są usuwane automatycznie raz na dobę;
zgłoszenia z Formularza kontaktowego i Pytania bez odpowiedzi są przechowywane do czasu ich usunięcia przez Klienta albo usunięcia Przestrzeni roboczej.

18.5. Usunięcie Konta powoduje niezwłoczne i trwałe usunięcie danych Konta, w tym zapisu akceptacji dokumentów (§ 6.2). Z kopii zapasowych dane te znikają w ciągu kolejnych 14 dni. Nie dotyczy to danych, których przechowywania wymagają przepisy prawa.

18.6. Terminy usunięcia nie dotyczą danych, których przechowywania wymagają przepisy prawa lub nakaz właściwego organu.

§ 19. Przedsiębiorca na prawach konsumenta

19.1. Niniejszy paragraf stosuje się do Przedsiębiorcy na prawach konsumenta i ma pierwszeństwo przed innymi postanowieniami Regulaminu.

19.2. Do Przedsiębiorcy na prawach konsumenta stosuje się art. 385¹ do 385³ KC (art. 385⁵ KC).

19.3. Przedsiębiorca na prawach konsumenta może odstąpić od Umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podawania przyczyny. Wystarczy przesłać przed upływem terminu oświadczenie e-mailem na adres hello@flowhelp.ai lub pocztą na adres siedziby Usługodawcy. Można skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia stanowiącego załącznik nr 2 do UPK, ale nie jest to obowiązkowe. Usługodawca niezwłocznie potwierdza otrzymanie oświadczenia e-mailem.

19.4. W Okresie próbnym odstąpienie nie wiąże się z żadnymi kosztami. Jeżeli Przedsiębiorca na prawach konsumenta zażądał rozpoczęcia świadczenia Planu płatnego przed upływem terminu do odstąpienia, po odstąpieniu płaci za Usługę świadczoną do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do jej zakresu (art. 35 UPK). Żądanie, o którym mowa w zdaniu drugim, Przedsiębiorca na prawach konsumenta składa wyraźnie przy zakupie Planu płatnego, a Usługodawca lub operator płatności potwierdza je e-mailem. Zakup Planu płatnego otwiera nowy 14-dniowy termin do odstąpienia w zakresie tego zakupu. Pozostałą część opłaty zwraca się w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem płatności (lub za pośrednictwem operatora płatności, o którym mowa w § 8.5). Prawo odstąpienia nie przysługuje w przypadkach wskazanych w art. 38 UPK, w szczególności gdy Usługa została w pełni wykonana za wyraźną zgodą Przedsiębiorcy na prawach konsumenta, poinformowanego przed rozpoczęciem świadczenia, że po jego spełnieniu utraci prawo odstąpienia.

19.5. Usługodawca odpowiada wobec Przedsiębiorcy na prawach konsumenta za zgodność Usługi z Umową na zasadach rozdziału 5b UPK (art. 43h i następne), w tym za brak zgodności istniejący w chwili dostarczenia lub ujawniony w czasie, w którym Usługa ma być dostarczana zgodnie z Umową. Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługują uprawnienia przewidziane w tym rozdziale, w szczególności żądanie doprowadzenia Usługi do zgodności z Umową, obniżenia ceny albo odstąpienia od Umowy (art. 43k do 43m UPK). Postanowienia § 7.3, § 11, § 14 i § 17.5 nie wyłączają ani nie ograniczają tych uprawnień. Reklamacje w tym zakresie składa się w trybie § 15.

19.6. Wobec Przedsiębiorcy na prawach konsumenta nie stosuje się § 9.11, § 11.6 zdanie drugie, § 14.2 pkt 2 do 5, § 14.3 ani § 14.4, a żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności Usługodawcy wobec niego za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania (art. 385³ pkt 2 KC). Usługodawca odpowiada wobec niego na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego oraz rozdziału 5b UPK.

19.7. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę Przedsiębiorcy na prawach konsumenta z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia wyłącznie z ważnych przyczyn, którymi są: zaprzestanie świadczenia Usługi lub jej części, zmiana przepisów lub decyzja organu uniemożliwiająca dalsze świadczenie Usługi na dotychczasowych warunkach, brak aktywności w Przestrzeni roboczej przez co najmniej 12 miesięcy oraz naruszenie Regulaminu. Prawo do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym (§ 17.4) pozostaje bez zmian.

19.8. Spory z Przedsiębiorcą na prawach konsumenta rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.

19.9. Usługodawca może zmienić Usługę w sposób, który nie jest niezbędny do zachowania jej zgodności z Umową, wyłącznie z przyczyn wskazanych w § 20.1, bez dodatkowych kosztów dla Przedsiębiorcy na prawach konsumenta i po jasnym poinformowaniu go o zmianie. Jeżeli zmiana istotnie i negatywnie wpływa na dostęp do Usługi lub korzystanie z niej, Usługodawca informuje o niej z wyprzedzeniem e-mailem, a Przedsiębiorca na prawach konsumenta może wypowiedzieć Umowę bez kosztów w terminie 30 dni od dokonania zmiany albo od otrzymania informacji, jeżeli nastąpiło to później (art. 43n UPK); stosuje się wówczas § 8.10.

§ 20. Zmiany Regulaminu

20.1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, którymi są: zmiana przepisów lub ich wykładni, decyzja lub nakaz organu, wprowadzenie, zmiana lub wycofanie funkcji albo Planów, uruchomienie płatności, względy bezpieczeństwa, zmiana dalszych podmiotów przetwarzających, poprawienie błędów i niejasności oraz zmiana danych Usługodawcy.

20.2. O zmianie Usługodawca zawiadamia e-mailem na adresy wskazane w § 21.5, a dodatkowo, gdy Panel to umożliwia, komunikatem w Panelu, co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, udostępniając nową treść Regulaminu i opis zmian. Krótszy termin jest możliwy tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy lub nakaz organu albo gdy zmiana jest niezbędna do usunięcia bezpośredniego zagrożenia bezpieczeństwa Usługi.

20.3. Klient, który nie akceptuje zmian, może przed ich wejściem w życie rozwiązać Umowę zgodnie z § 17.2; w takim przypadku do dnia rozwiązania stosuje się dotychczasowy Regulamin, a Klient otrzymuje zwrot proporcjonalnej części opłaty za niewykorzystany okres na zasadach § 8.10. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

20.4. Zmiany nie działają wstecz. Zmiana dalszych podmiotów przetwarzających następuje także w trybie § 10 Umowy powierzenia.

§ 21. Postanowienia końcowe

21.1. Do Umowy stosuje się prawo polskie.

21.2. Spory z Klientami rozstrzyga sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy (Poznań), w zakresie, w jakim dopuszczają to przepisy o właściwości umownej, z zastrzeżeniem § 19.8.

21.3. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w miejsce nieważnego postanowienia stosuje się postanowienie najbliższe jego celowi gospodarczemu, dopuszczalne przez prawo.

21.4. Regulamin jest sporządzony w języku polskim i ta wersja jest wiążąca. Wersje w innych językach są tłumaczeniami; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.

21.5. Korespondencja między stronami odbywa się e-mailem: ze strony Usługodawcy na adresy e-mail Kont właścicieli i administratorów Przestrzeni roboczej oraz na adres powiadomień wskazany w ustawieniach Przestrzeni roboczej (jeżeli został wskazany), ze strony Klienta na adres wskazany w § 2.3. W ten sposób Usługodawca przesyła w szczególności zawiadomienia o zmianie Regulaminu, o zmianie dalszych podmiotów przetwarzających i o naruszeniu ochrony danych. Klient odpowiada za aktualność tych adresów.

21.6. Klient nie może przenieść praw lub obowiązków z Umowy na osobę trzecią bez zgody Usługodawcy. Usługodawca może przenieść Umowę na następcę prawnego lub nabywcę przedsiębiorstwa albo jego części obejmującej Usługę, zawiadamiając o tym Klienta co najmniej 14 dni wcześniej; Klient może w tym czasie rozwiązać Umowę zgodnie z § 17.2; stosuje się wówczas § 8.10.

21.7. Regulamin w wersji 1.0 z 1 października 2026 r. obowiązuje od dnia jego udostępnienia na Stronie. Przy akceptacji Regulaminu w tej wersji zapisywane jest oznaczenie wersji „2026-10-01” (§ 6.2).

21.8. Klienci, którzy utworzyli Przestrzeń roboczą przed udostępnieniem Regulaminu na Stronie (Konta zakładane na zaproszenie w okresie testowym), otrzymują Regulamin wraz z Umową powierzenia i Polityką prywatności e-mailem na adresy wskazane w § 21.5. Regulamin i Umowa powierzenia wiążą ich od dnia otrzymania tej wiadomości. Klient, który ich nie akceptuje, może w każdej chwili rozwiązać Umowę zgodnie z § 17.2, bez żadnych kosztów.

21.9. Załącznik nr 1: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (wraz z Załącznikiem A „Lista dalszych podmiotów przetwarzających” i Załącznikiem B „Środki techniczne i organizacyjne”).