Wszystko o flowhelp — co to jest, co potrafi, ile kosztuje

Wersja 1.24 · 2026-11-12 · Strona publiczna, bez logowania. Ceny i limity planów strona bierze z bieżącego cennika w chwili wyświetlenia. Instrukcja techniczna osadzenia jest osobno: instrukcja widgetu.

flowhelp to asystent AI dla Twojej strony. Czyta to, co już masz w internecie — stronę, cennik, regulamin, FAQ — i pliki, które mu dasz (PDF, Word, Excel, zdjęcia), i odpowiada z tego Twoim klientom, przez całą dobę, w oknie czatu wklejonym u Ciebie jedną linijką. Pod odpowiedzią opartą na Twojej stronie stoi odnośnik do podstrony, z której pochodzi. Kiedy odpowiedzi nie ma w materiałach, asystent mówi to wprost, zamiast zgadywać.

1. Dla kogo to jest

• mały sklep internetowy — pytania o dostawę, zwroty, dostępność, warunki promocji; te odpowiedzi stoją już na Twoich podstronach, tylko nikt ich nie czyta przed napisaniem wiadomości,
• mały SaaS (oprogramowanie w abonamencie) — pytania o cennik, limity, integracje i dokumentację,
• każda firma, która ma stronę i odpowiada w kółko na te same pytania — także poza godzinami pracy.

Czego flowhelp nie zastępuje: konsultanta przy sprawach nietypowych. Dlatego w oknie czatu mieszkają dwie akcje — formularz kontaktowy i przekazanie rozmowy człowiekowi mailem (sekcja 7).

2. Jak to działa

2.1 Skąd asystent bierze wiedzę

Cztery rodzaje źródeł, wszystkie dodawane w panelu:

Treść jest dzielona na fragmenty i zamieniana na wektory (model BGE-M3, 1024 wymiary). Pytanie odwiedzającego przechodzi tę samą drogę, więc asystent szuka po znaczeniu, nie po słowie kluczowym.

2.2 Odpowiedź z cytatem albo „nie wiem"

• Asystent odpowiada wyłącznie z Twoich materiałów.
• Gdy w bazie wiedzy nie ma odpowiedzi, asystent szuka drugi raz innymi słowami (potoczne „po ile usługa?” zamienia na słowa, których używa strona). Gdy dalej nic, nie zgaduje: mówi wprost, czego nie ma, dodaje najbliższy fakt ze źródłem (np. okresy płatności przy pytaniu o raty) i podsuwa pod odpowiedzią pokrewne pytania do kliknięcia. Pytanie ląduje w panelu w sekcji Wnioski jako luka do uzupełnienia.
• Pod odpowiedzią stoi rząd odnośników poprzedzony słowem „Źródła": jedna podstrona = jeden odnośnik (nawet gdy odpowiedź oparła się na kilku jej fragmentach) i najwyżej trzy odnośniki pod jedną odpowiedzią. Numerków [1][2] w treści odpowiedzi nie ma — zaśmiecały zdania. Odnośnik dostaje wyłącznie strona WWW: odpowiedź z pliku, notatki albo pary Q&A odnośnika nie ma, bo żadne z tych źródeł nie jest stroną w internecie.
• Treść z Twojej strony jest podawana modelowi jako dane, nie jako polecenia. To utrudnia manipulowanie asystentem (np. zdaniem „zignoruj poprzednie instrukcje” ukrytym na podstronie), ale go nie wyklucza, więc odpowiedzi mogą się mylić.
• Tekst odpowiedzi nigdy nie staje się HTML-em — markdown jest zamieniany na drzewo elementów, więc w oknie czatu nie da się wykonać skryptu z treści modelu.

2.3 Języki

Okno czatu mówi w pięciu językach: angielskim, polskim, niemieckim, francuskim i włoskim. Język ustawiasz w panelu (Wygląd → „Język widgetu”): automatyczny dopasowuje się do przeglądarki odwiedzającego, a gdy widget nie obsługuje jej języka, wybiera angielski. Atrybut data-locale w snippecie ma pierwszeństwo przed tym ustawieniem. Asystent odpowiada w języku, w którym pisze odwiedzający, jeśli to jeden z tych pięciu (np. po niemiecku także w polskim oknie); w innym języku albo przy wiadomości zbyt krótkiej, żeby to ocenić, odpowiada w języku okna. Rozumie też inne języki — nigdy nie odpowie, że „nie mówi” w jakimś języku. Flow, asystent na naszej stronie flowhelp.ai, to ten sam widget, więc rozmawia w każdym z tych pięciu języków.

Powitanie, informację o AI i sugerowane pytania możesz wpisać osobno dla każdego z pięciu języków (Wygląd → Teksty → „Teksty w innych językach”, po jednej karcie na język); gdzie tłumaczenia nie ma, widget pokazuje tekst główny. Tak samo teksty akcji: tytuł, opis, podziękowanie i etykiety pól formularza kontaktowego oraz napis na przycisku przekazania rozmowy człowiekowi (Ustawienia → Akcje, sekcja 7). W Wygląd → Teksty wskazujesz też, w jakim języku są teksty główne: karta tego języka znika, a panel pisze, którzy odwiedzający zobaczą teksty główne zamiast swoich (np. „Odwiedzający, którzy używają niemieckiego albo włoskiego, zobaczą teksty główne (polski)”). Przycisk „Przetłumacz automatycznie” przy kartach (w Wyglądzie i w Akcjach) wypełnia jednym kliknięciem puste pola w pozostałych językach tłumaczeniem tekstów głównych przez AI; tego, co już wpisałeś, nie zmienia, a niczego nie zapisuje, dopóki nie sprawdzisz tekstów i nie klikniesz „Zapisz”. Jedno kliknięcie liczy się jak jedna wiadomość z pakietu (najwyżej 20 tłumaczeń na dobę). Kierunek tekstu każdej wiadomości ustala się z jej treści, więc wiadomość odwiedzającego po arabsku wyświetla się poprawnie także na polskiej stronie. Asystent nie odpisuje po arabsku.

Panel i strona flowhelp.ai są w tych samych pięciu językach. Domyślny jest angielski, a język zmieniasz przełącznikiem; panel zapamiętuje wybór na Twoim koncie i pisze do Ciebie maile w tym samym języku.

2.3a Co asystent wie o sobie

Asystent, także na najtańszym planie i z pustą bazą wiedzy, dostaje z ustawień „kartę”, z której odpowiada na pytania o sobie i o czacie, bez szukania w Twoich dokumentach: jak ma na imię i że jest asystentem AI Twojej strony (nie człowiekiem), w jakich językach rozmawia, jak odwiedzający dostanie się do człowieka (dokładnie według akcji i rozmowy na żywo, które włączyłeś), czego nie robi (nie składa zamówień, nie przyjmuje płatności, nie widzi kont, nie resetuje haseł i nie prosi o dane logowania), co pamięta (tę rozmowę) i jak z prywatnością (link do Twojej polityki prywatności, jeśli go podałeś). Na powitanie i podziękowanie odpowiada jednym zdaniem, na pytanie spoza tematu — że pomaga w sprawach Twojej firmy, a krótkie dopytania („a ile to kosztuje?”, „tylko w tym?”) rozumie w kontekście rozmowy. Ceny, limity i inne liczby o Twojej firmie bierze wyłącznie z Twojej wiedzy, a pod zdaniem bez konkretnego źródła nie pokazuje odnośnika.

2.4 Pliki: formaty, limity i co dzieje się z plikiem

Do wiedzy asystenta dodajesz pliki: cenniki, regulaminy, instrukcje, karty produktów, menu. W panelu robisz to w sekcji Wiedza (okno „Dodaj źródło", rodzaj „Pliki"). Asystent odpowiada z ich treści tak samo jak ze stron, notatek i par Q&A.

3. Instalacja — jedna linijka

<script async src="https://cdn.flowhelp.ai/loader.js" data-key="pk_live_…"></script>

Tag idzie przed </body>. Klucz publiczny bierzesz z panelu; z założenia jest widoczny w kodzie strony i nie chroni go tajność, tylko allowlista domen, limity tempa i dobowy sufit kosztu (sekcja 8).

Jeśli Twoja strona ma Content-Security-Policy, potrzebne są dwa źródła: https://cdn.flowhelp.ai w script-src i https://app.flowhelp.ai w connect-src. Jeśli ustawisz avatar asystenta z własnego adresu, a Twoja polityka ma img-src, dopisz też host tego obrazka. Style widgetu żyją w Shadow DOM, więc style-src zostaje bez zmian, a style Twojej strony nie wchodzą do okna czatu i odwrotnie.

Sprawdzone na trzech środowiskach: WordPress z Elementorem, Bootstrap 5, Tailwind. Mechanizm jest ten sam wszędzie, gdzie da się wkleić jeden tag <script>.

Pełna instrukcja dla dewelopera — allowlista domen, publiczne API okna (open/close/sendMessage), rozpoznawanie zalogowanych użytkowników podpisem HMAC, tabela błędów: app.flowhelp.ai/docs/widget.

4. Plany i limity

Co można kupić i ile to kosztuje — w skrócie

Kupujesz abonament na asystenta AI do Twojej strony. Ceny planów: Starter 19 $ miesięcznie (albo 190 $ rocznie), Growth 49 $ miesięcznie (490 $ rocznie), Scale 149 $ miesięcznie (1 490 $ rocznie); Enterprise ma cenę ustalaną indywidualnie. Każdy plan zaczyna się od 14-dniowego trialu za 0 $. Płatności nie są jeszcze uruchomione, więc na razie każdy plan zaczyna się od trialu. Doładowanie ruszy razem z płatnościami. W planie płatnym odpowiedzi między 100% a 200% pakietu są bez dopłat.

Jedna odpowiedź asystenta to jedna wiadomość we wszystkich planach z cennika. Liczymy wyłącznie odpowiedzi asystenta — samo pytanie odwiedzającego, także kliknięte z gotowej podpowiedzi, nie jest liczone osobno (ale odpowiedź na nie już tak).

Napis „Powered by flowhelp” — czy można go usunąć?

Napis „Powered by flowhelp” pod oknem czatu jest w Trialu i Starterze zawsze. Od planu Growth możesz go ukryć (usunąć z okna czatu) sam w panelu: Wygląd → „Ukryj napis „Powered by flowhelp””; podgląd obok formularza pokazuje zmianę od razu, a na Twojej stronie działa ona po kliknięciu „Zapisz”. Przy ukrytym napisie asystent nie wymienia flowhelp jako dostawcy czatu. Gdy plan zmieni się na niższy niż Growth, napis wraca sam.

Wiedza liczy się w znakach, na cały workspace: tekst podstron po wyczyszczeniu, tekst plików, notatek i par Q&A, każdy znak raz. Strona WWW, pliki, notatki i Q&A dzielą jedną pulę — osobnej puli na pliki nie ma (sekcja 2.4). Podstrony witryny mają własny, osobny limit, też na workspace. Liczymy znaki, nie bajty, więc polskie litery nie liczą się podwójnie.

Odświeżanie dotyczy strony WWW; plik czytamy raz, przy dodaniu. Automatycznie strona jest czytana od nowa co tydzień w Starterze, Growth i Scale, codziennie w Enterprise; w Trialu tylko ręcznie. Ręcznie („Odśwież wszystkie strony” dla całego asystenta, „Odśwież” dla źródła): w Trialu jedno odświeżenie w całym okresie próbnym, w planach płatnych raz na dobę. Każde odświeżenie pobiera podstrony od nowa, dlatego nie ma go częściej.

Okres rozliczeniowy planu płatnego to 30 dni i licznik wiadomości zeruje się sam na początku każdego kolejnego okresu. W trialu pakiet obejmuje cały okres próbny i się nie odnawia.

Rok kosztuje tyle co dziesięć miesięcy — dwa miesiące gratis.

Model wybierasz w panelu: Wygląd → „Model odpowiedzi” (w Trialu i Starterze model jest jeden, bez wyboru). GPT-6 Luna jest szybki i zwięzły, Claude Haiku 5.5 pisze dłuższe, pełniejsze odpowiedzi. W Trialu, Starterze, Growth i Scale każda odpowiedź to jedna wiadomość, więc 750 wiadomości w Starterze znaczy 750 odpowiedzi. Cięższe modele są tylko w planie Enterprise i liczą się jako kilka wiadomości: Gemini 3.5 Flash — 5, Claude Sonnet 5.5 — 20, Claude Opus 5.5 — 50 za odpowiedź.

Doładowanie i zmiana planu. Doładowań nie da się dziś kupić: ruszą razem z płatnościami. Do tego czasu każdy plan zaczyna się od 14-dniowego okresu próbnego, a wyższy plan przydzielamy ręcznie na prośbę wysłaną z panelu (Ustawienia → Plan i limity → „Poproś o wyższy plan”).

5. Co się dzieje, gdy limit się skończy

Asystent może się zatrzymać, ale kontakt z Twoją firmą nie gaśnie: formularz kontaktowy i rozmowa z kimś z zespołu nie zużywają wiadomości, więc działają także wtedy, gdy asystent nie odpowiada. Progi:

Co widzi odwiedzający, gdy asystent jest wstrzymany przez limit wiadomości albo bezpiecznik dobowy (nie dotyczy końca okresu próbnego — wtedy widgetu nie ma wcale). Zamiast powitania: „Asystent jest teraz niedostępny” i drogę kontaktu — przycisk rozmowy z człowiekiem, jeśli ktoś z zespołu odbiera rozmowy, albo formularz kontaktowy, jeśli go włączyłeś (zgłoszenie przychodzi do Ciebie e-mailem). Odwiedzający nie dostaje żadnej informacji o Twoim planie ani limitach. Jeśli formularz jest wyłączony i nikt z zespołu nie odbiera rozmów, widget się nie pokazuje — okno, w którym nie da się nic zrobić, byłoby gorsze niż jego brak. Rozmowa już przejęta przez kogoś z zespołu trwa dalej. Wyjątek: po końcu okresu próbnego usługa jest wyłączona, więc widget nie pokazuje się wcale, a przejęta rozmowa się kończy.

Płatności nie są jeszcze uruchomione, więc nie ma jeszcze nieudanych płatności ani anulowań. Zgodnie z regulaminem po nieudanej płatności usługa działa jeszcze 7 dni (dostajesz e-mail i komunikat w panelu), a po 7 dniach bez płatności zostaje wyłączona jak po trialu. Anulowany plan działa do ostatniego dnia opłaconego okresu.

Co widzisz Ty. Czerwony baner na każdej stronie panelu, dopóki asystent nie odpowiada, z powodem i datą powrotu, oraz e-mail w chwili zatrzymania. Każdy taki komunikat ma przycisk „Poproś o wyższy plan” (Ustawienia → Plan i limity): prośba trafia do nas, a plan zmieniamy ręcznie. Po zmianie planu asystent wraca od następnej wiadomości.

Dobowy sufit wiadomości jest jedynym bezpiecznikiem, którego nie da się obejść zmianą adresu IP ani czyszczeniem przeglądarki: sumuje cały ruch asystenta.

Gdy skończy się pula wiedzy (znaki albo podstrony). To nie wyłącza asystenta i nie zużywa wiadomości. Przy pełnej puli znane podstrony nadal odświeżamy, ale tekst ponad wolne miejsce ucinamy. Nowych podstron nie czytamy. Nowego pliku, notatki ani pary Q&A nie przyjmiemy, dopóki nie zwolnisz miejsca (usuniesz źródło albo wykluczysz podstrony w oknie „Podstrony i znaki") albo nie zmienisz planu („Poproś o wyższy plan” w Ustawieniach → Plan i limity). W panelu widać, co pominięto i dlaczego. Nic z dotychczasowej wiedzy nie znika, także po zmianie planu na niższy. Dwa sufity techniczne chronią każdy plan: jedna podstrona liczy najwyżej 100 tys. znaków — dłuższą ucinamy na granicy akapitu, a panel oznacza ją jako „ucięta do 100 tys. znaków” — oraz pobrany HTML do 10 MB (większą stronę pomijamy). Z jednego serwisu pobieramy najwyżej jedną stronę na sekundę, także gdy jego robots.txt nie ma Crawl-delay, więc pierwszy odczyt 1 000 podstron trwa ok. 17 minut. Asystent odpowiada już z pierwszych przeczytanych stron. Okno „Dodaj źródło” mówi przed kliknięciem, ile podstron przeczytamy i ile to potrwa, a lista źródeł w trakcie czytania pokazuje „zostało ok. N min”. Przy każdym źródle widać jego znaki i udział w limicie planu, a przy stronie WWW przycisk „Podstrony” otwiera listę podstron od największej, żeby było widać, co zajmuje najwięcej miejsca.

5a. Czym flowhelp różni się od konkurencji

Porównujemy się z Chatbase, najbardziej znanym kreatorem czatów AI na stronę. Piszemy tylko to, co Chatbase sam publikuje w cenniku i dokumentacji (sprawdzone 10 listopada 2026). O innych firmach nie piszemy, bo nie sprawdziliśmy ich tak samo.

Niezależnie od porównania flowhelp robi zawsze dwie rzeczy: gdy w materiałach nie ma odpowiedzi, asystent mówi to wprost zamiast zgadywać, a pytanie trafia do panelu jako luka do uzupełnienia (sekcja 2.2); pod odpowiedzią ze strony stoi odnośnik do podstrony, z której pochodzi. Płatności nie są jeszcze uruchomione (sekcja 9), więc ceny i doładowania flowhelp obowiązują od ich startu, a dziś każdy plan zaczyna się od 14-dniowego okresu próbnego.

Źródła o Chatbase: cennik, kredyty za odpowiedź według modelu, co się dzieje po wyczerpaniu kredytów, pliki jako źródło wiedzy.

6. Panel

6.1 Onboarding — cztery ekrany

1. Adres strony — podajesz adres, my szukamy podstron.
2. Czytanie — od kilkudziesięciu sekund do kilku minut, zależnie od liczby podstron; można iść dalej, czytanie kończy się w tle.
3. Wygląd — imię asystenta, kolor (podpowiadamy go z Twojej strony), powitanie, sugerowane pytania.
4. Instalacja — gotowy kod do skopiowania albo wysłania deweloperowi. Jeśli zakończysz onboarding bez wiedzy, asystent zostaje nieopublikowany: opublikujesz go później w Ustawienia → Instalacja → „Opublikuj asystenta”, gdy w Wiedzy będzie już przeczytane źródło.

6.2 Sekcje panelu

Imię i avatar asystenta ustawiasz w Wyglądzie — widać je w nagłówku okna czatu przez całą rozmowę, razem z nieusuwalną plakietką „AI" obok (sekcja 8.1). Bez avatara pokazujemy inicjały: pierwsze litery pierwszych dwóch słów imienia („Anna Kowalska” to „AK”, „Nina” to „N”). Avatar ma być ilustracją, nie zdjęciem prawdziwej osoby.

6.3 Zespół, retencja, eksport i usuwanie danych

• Role: właściciel, administrator (wszystko poza usunięciem workspace'u i zmianą roli właściciela), edytor (wiedza, wygląd i wnioski; ustawienia i zespół widzi tylko do odczytu), podgląd (tylko odczyt). Liczba miejsc wynika z planu.
• Zaproszenie do zespołu: właściciel albo administrator wpisuje adres w Ustawienia → Zespół. Zaproszony dostaje mail z linkiem ważnym 7 dni. Na ekranie zaproszenia zakłada konto na ten adres (hasłem albo przyciskiem Google) albo loguje się, bez kodu i bez pytania o stronę, i od razu jest w zespole. Konto hasłem zakłada się, otwierając link prosto z maila; adres wpisany ręcznie, bez tego linku, pozwala tylko na Google. Kto należy do kilku workspace'ów, przełącza się między nimi w panelu bocznym, pod nazwą workspace'u.
• Przechowywanie rozmów: 30, 90, 365 dni albo bez limitu. Domyślnie 90 dni. Starsze rozmowy kasuje raz na dobę zadanie w tle. Zebrane leady i pytania bez odpowiedzi zostają, bo retencja rozmów ich nie obejmuje: usuwasz je sam albo znikają razem z workspace'em.
• Eksport rozmów: pełny CSV albo JSON, dla właściciela i administratora. Panel eksportuje tylko rozmowy; kontakty i pytania bez odpowiedzi wydajemy na prośbę (hello@flowhelp.ai).
• Usuwanie na prośbę odwiedzającego: pojedyncze rozmowy i leady usuwa w panelu właściciel albo administrator (Rozmowy), a pytania bez odpowiedzi także edytor (Wnioski). Tak spełniasz prośbę klienta Twojej strony o usunięcie jego danych.
• Usunięcie workspace'u (właściciel, Ustawienia → Dane): asystent przestaje odpowiadać natychmiast, a workspace znika z panelu. Najpóźniej po 30 dniach trwale usuwamy wszystkie jego dane: rozmowy, leady, pytania bez odpowiedzi, źródła wiedzy, konfigurację, zespół, zaproszenia i dziennik zdarzeń. Kopie zapasowe trzymają je jeszcze najwyżej 14 dni. Z panelu tego nie cofniesz, więc rozmowy, których potrzebujesz, wyeksportuj wcześniej.
• Usunięcie konta (Ustawienia → Profil): po ponownym wpisaniu hasła konto znika od razu. Konto założone przez Google potwierdza się w ciągu 10 minut od zalogowania, nie hasłem. Konta, które jest jedynym właścicielem działającego workspace'u, nie da się usunąć: najpierw usuń workspace (Ustawienia → Dane).

6.4 Skrzynka: Twoja poczta w panelu

Skrzynka łączy dwa źródła zgłoszeń: e-maile od Twoich klientów i prośby o kontakt z widgetu (sekcja 7). Działa przez przekierowanie poczty, tak jak w Zendesku, Intercomie czy Help Scoucie: asystent dostaje adres w domenie flowhelp (widzisz go w Ustawieniach → Skrzynka), a Ty ustawiasz u swojego dostawcy poczty przekazywanie kopii wiadomości z adresu obsługi (np. support@ Twojej firmy) na ten adres. Nie podłączamy się do Twojej skrzynki, nie prosimy o hasło ani o dostęp OAuth do Gmaila czy Microsoft 365, i widzimy tylko to, co sam przekierujesz.

Co dostajesz:

• Jedną listę wątków z filtrami (otwarte, czekające na klienta, zamknięte; e-mail / widget; przypisane do mnie) i plakietką „Nowa odpowiedź klienta”.
• Wątek z wiadomościami klienta bez cytowanych fragmentów (pełna treść do rozwinięcia), nazwami i rozmiarami załączników (treść załącznika zostaje w Twojej skrzynce pocztowej), wynikami SPF/DKIM/DMARC jako informacją oraz statusem dostarczenia każdej Twojej odpowiedzi.
• Odpowiedź z panelu. Wychodzi z adresu asystenta z nazwą Twojej firmy i ustawionym podpisem, w tym samym wątku, który klient ma w swoim programie pocztowym. Gdy klient odpisze, jego list wraca do tego samego wątku. Odpowiedzi ze Skrzynki nie zużywają wiadomości z pakietu.
• Podłączenie w pięciu krokach w Ustawieniach → Skrzynka: adres do skopiowania, instrukcja dla Gmaila, Google Workspace, Microsoft 365 i innych dostawców, karta z kodem potwierdzenia Gmaila (pojawia się sama, gdy Gmail go przyśle), wiadomość testowa sprawdzająca przekierowanie i podgląd nadawcy.

Czego Skrzynka dziś nie robi: nie pisze odpowiedzi sama, nie wysyła z Twojej własnej domeny i nie pobiera treści załączników. Pamiętaj, że Gmail nie przekazuje wiadomości, które sam uznał za spam, a Microsoft 365 wymaga zgody administratora na przekazywanie poza organizację.

7. Akcje: kontakt i przekazanie człowiekowi

Dwie akcje, obie włączane w panelu. W snippecie nic się nie zmienia i nie ma tu żadnego API do wołania ze strony.

Formularz kontaktowy (lead). Do ośmiu pól, które sam definiujesz (etykieta, typ, czy wymagane). Domyślnie na prośbę odwiedzającego: formularz nie wyskakuje sam, tylko pod odpowiedzią pojawia się przycisk, gdy odwiedzający prosi o kontakt. Można też ustawić „po N odpowiedziach asystenta” albo „wyłącznie z przycisku”. Karta formularza stoi w rozmowie, pod wiadomością. Zamykasz ją krzyżykiem lub klawiszem Esc; zamknięcie wyłącza wyzwalacz automatyczny do końca tej rozmowy.

Przekazanie człowiekowi (eskalacja). Ten sam formularz z dodatkowym polem „Wiadomość" i własnym przyciskiem, którego napis ustawiasz.

Teksty akcji w innych językach. Pod tekstami głównymi formularza i przycisku są karty pięciu języków widgetu: tytuł, opis i podziękowanie formularza, etykieta każdego pola i napis na przycisku. Widget pokazuje je odwiedzającemu, którego okno jest w tym języku, pole po polu; puste pole oznacza tekst główny. Puste pola wypełnia też „Przetłumacz automatycznie” (sekcja 2, jedna wiadomość z pakietu za kliknięcie). Zgłoszenie i e-mail mają zawsze te same pola co formularz główny, niezależnie od języka odwiedzającego. Rozmowa dostaje w Rozmowach stan „Przekazana”, a Wnioski liczą ją we wskaźniku „Bez udziału człowieka”.

Formularz i przekazanie człowiekowi działają także wtedy, gdy asystent nie odpowiada z powodu limitu — wtedy są pierwszym, co widzi odwiedzający (sekcja 5).

Gdzie trafia zgłoszenie. Do panelu i na e-mail: adres z ustawień akcji, a gdy go nie ma — adres powiadomień workspace'u, a gdy i tego nie ma — adres właściciela. Wiadomość zawiera pola formularza i ostatnie 10 wiadomości rozmowy (każda skrócona do 600 znaków), żeby dało się odpowiedzieć bez wchodzenia do panelu. Pocztę wysyłamy przez Resend. Przy włączonej Skrzynce to samo zgłoszenie widzisz też jako wątek w Skrzynce (sekcja 6.4).

Limity nadużyć (bez nich formularz na cudzej stronie jest otwartym kanałem spamu):

Rozmowa na żywo (wszystkie plany). Ktoś z zespołu włącza w panelu „Odbieram rozmowy” i, dopóki ma otwarty panel, widget pokazuje odwiedzającym „Anna z zespołu jest online”. Prośba o człowieka powiadamia wtedy zespół (dźwięk i powiadomienie w panelu) zamiast otwierać formularz; bez przejęcia w 90 sekund widget pokazuje formularz kontaktowy. Osoba z zespołu przejmuje rozmowę w panelu i odpisuje sama; jej odpowiedzi mają imię i nie mają plakietki AI, a asystent w tym czasie milczy. Rozmowa wraca do asystenta po kliknięciu „Oddaj asystentowi”, po zamknięciu panelu albo po 5 minutach bez odpowiedzi na wiadomość odwiedzającego. Liczba osób, które mogą odpisywać, to liczba miejsc w zespole z planu (Trial 1, Starter 1, Growth 3, Scale 10). Odpowiedzi ludzi nie zużywają wiadomości z planu.

Asystent uczy się z odpowiedzi zespołu. Po oddaniu rozmowy panel przygotowuje z odpowiedzi człowieka wpis do wiedzy: pytanie w ogólnej formie i odpowiedź bez danych odwiedzającego i bez obietnic dla tej jednej osoby. Właściciel sprawdza wpis i zapisuje go jednym kliknięciem („Zapisz do wiedzy”); wtedy trafia do bazy wiedzy jako Q&A i następnym razem asystent odpowiada sam. Bez kliknięcia nic nie trafia do wiedzy. Szkic czeka też we Wnioskach przy danym pytaniu.

Powiadomienia na Slacku i Discordzie (wszystkie plany). W Ustawieniach → Powiadomienia łączysz kanał Slacka (przycisk „Połącz ze Slackiem”, kanał wybierasz w oknie Slacka) albo webhook kanału Discorda. Każda nowa rozmowa to jedna wiadomość na kanale z pierwszym pytaniem i linkiem do panelu, a dalsza rozmowa — pytania odwiedzającego, odpowiedzi asystenta i odpowiedzi zespołu — idzie w wątku pod nią, więc kanał się nie zaśmieca. Prośba o człowieka i zostawiony kontakt pojawiają się w wątku, a na Slacku także na kanale. Na Discordzie wątek na rozmowę daje kanał typu Forum; na zwykłym kanale każda rozmowa to jedna wiadomość, a dalszy ciąg jest w panelu. Do wyboru: „Każda nowa rozmowa” albo „Tylko gdy potrzebny jest człowiek” (prośba o człowieka, zostawiony kontakt, e-mail do Skrzynki). Odpisuje się w panelu: odpowiedź napisana na Slacku albo Discordzie nie trafia do odwiedzającego. Token Slacka i adres webhooka przechowujemy zaszyfrowane, a po rozłączeniu usuwamy je z naszej bazy.

8. Bezpieczeństwo i prywatność

8.1 Odwiedzający Twojej strony

• Zero cookies od nas. Widget nie ustawia na Twojej stronie żadnego pliku cookie. W pamięci przeglądarki zapisuje losowy identyfikator odwiedzającego (flowhelp:visitor:<klucz> w localStorage, a gdy ta jest zablokowana, w sessionStorage), który wiąże ze sobą wiadomości rozmowy. Po pierwszej wiadomości zapisuje też identyfikator rozmowy (flowhelp:conversation:<klucz>) na 2 dni od ostatniej wiadomości. Identyfikator odwiedzającego powstaje dopiero wtedy, gdy rozmowa się zaczyna: przy pierwszej wiadomości, ocenie odpowiedzi albo wysłaniu formularza. Samo wejście na stronę z widgetem nie zapisuje w przeglądarce niczego. Szczegóły: sekcja 8.4.
• Zgoda odwiedzającego. Tryb wybierasz w panelu: Wygląd → zakładka „Prywatność” → „Zgoda odwiedzającego”. „Rozmowa od razu”: czat działa bez dodatkowego kroku. „Rozmowa po kliknięciu „Zgadzam się”” to ustawienie domyślne: przycisk czatu jest widoczny, a pierwsza wiadomość czeka na kliknięcie „Zgadzam się”. „Widget ukryty, dopóki Twoja strona nie przekaże zgody”: widget w ogóle się nie pokazuje, dopóki Twoja strona nie wywoła grantConsent(). Zgoda nie jest zapamiętywana: po przeładowaniu strony odwiedzający zgadza się od nowa (w pierwszym trybie czat znów działa od razu, w trzecim Twoja strona znów musi przekazać zgodę).
• Ujawnienie AI jest nieusuwalne. W nagłówku okna stoi plakietka „AI", a pierwsza wiadomość zawiera zdanie ujawniające (edytowalne co do treści, nie do istnienia). Wymaga tego art. 50 EU AI Act i nie zależy to od żadnego ustawienia — asystent nigdy nie ma udawać człowieka. Z tego samego powodu avatar ma być ilustracją, nie zdjęciem prawdziwej osoby.
• Logi aplikacji bez treści rozmów. Są identyfikatory, ale nie ma treści wiadomości ani adresów e-mail odwiedzających. Adresy IP w licznikach limitów są hashowane z sekretem, więc zrzut pamięci podręcznej nie jest listą adresów Twoich gości.

8.2 Twoje dane

• Izolacja tenantów opiera się na bazie danych, nie na warunkach w kodzie. Każdy wiersz należy do workspace'u, a Postgres wymusza to politykami wierszowymi (RLS). Zapytanie bez ustawionego workspace'u nie zwraca nic — nawet gdyby kod o tym zapomniał. Test, który celowo próbuje odczytać dane cudzego workspace'u i musi dostać zero wierszy, jest obowiązkowym warunkiem każdego wdrożenia.
• Klucz publiczny widgetu zakładamy, że wycieknie. Obroną jest allowlista domen (Origin), limity tempa i dobowy sufit kosztu — nie tajność klucza. Strona spoza allowlisty dostaje 403 bez nagłówków CORS i nic nas nie kosztuje.
• Zalogowani użytkownicy Twojego serwisu mogą być rozpoznawani podpisem HMAC liczonym po Twojej stronie. Widget nie zna sekretu i nie liczy podpisu; niezgodny podpis to 403, zanim cokolwiek zostanie policzone.
• Limity tempa czatu: domyślnie 20 wiadomości na 5 minut od jednego odwiedzającego oraz 200 wiadomości na 5 minut z jednego adresu IP.
• Nie trenujemy modeli na Twoich treściach. Zapytania kierujemy tylko do dostawców modeli, którzy według OpenRoutera nie zbierają danych z zapytań (ustawienie data_collection: deny). Modele wołamy u dostawców zewnętrznych (sekcja 8.3).

8.3 Gdzie stoją dane i kto je przetwarza

Aplikacja, baza danych i kopie zapasowe stoją na serwerach OVH w Niemczech (UE): jedna maszyna, wystawiona do świata wyłącznie przez nasz serwer WWW.

Umowa powierzenia (DPA) i lista podmiotów przetwarzających są publiczne, nie trzeba o nie prosić: flowhelp.ai/pl/dpa (wersja wiążąca, po polsku) i flowhelp.ai/dpa (po angielsku). Umowa powierzenia jest załącznikiem do regulaminu, więc obowiązuje od założenia konta, bez osobnego podpisu. Dalszych podmiotów przetwarzających jest dziś sześć:

Gdy dane opuszczają EOG, przekazanie opiera się na standardowych klauzulach umownych (SCC). O dodaniu albo zmianie podmiotu informujemy e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej, a Ty możesz się sprzeciwić. Pytanie odwiedzającego zamieniamy na wektor na naszym serwerze (żeby znaleźć pasujące fragmenty Twojej wiedzy); do dostawcy embeddingów trafia tylko awaryjnie. Do modelu idzie razem z tymi fragmentami i ostatnimi wiadomościami rozmowy. Identyfikator odwiedzającego, adres IP i dane z formularza do modelu nie trafiają. Z dodanego pliku do modelu trafia wyłącznie obraz strony skanu albo zdjęcie, żeby odczytać z niego tekst, bez nazwy pliku; pozostałe formaty czytamy na naszym serwerze. Samego pliku nie przechowujemy: znika zaraz po odczytaniu tekstu, najpóźniej po 24 godzinach (sekcja 2.4).

8.4 Pliki cookie i pamięć przeglądarki

• Widget na stronach klientów nie ustawia plików cookie. Identyfikator odwiedzającego (flowhelp:visitor:<klucz>) zapisuje w pamięci przeglądarki dopiero, gdy rozmowa się zaczyna (pierwsza wiadomość, ocena odpowiedzi albo wysłanie formularza). Przy samym załadowaniu strony widget nie zapisuje w przeglądarce nic, nawet wpisu próbnego. Po wiadomości widget zapisuje też identyfikator rozmowy (flowhelp:conversation:<klucz>, 2 dni od ostatniej wiadomości), żeby rozmowa została w oknie po przejściu na inną podstronę i po powrocie na stronę; przycisk „Nowa rozmowa” w nagłówku okna zaczyna od zera.
• Panel (app.flowhelp.ai) używa dwóch niezbędnych ciasteczek: logowania (__Secure-better-auth.session_token, 7 dni, przedłużane przy korzystaniu z panelu) i języka interfejsu (flowhelp_locale, rok).
• Strona flowhelp.ai bez zgody nie ustawia żadnych plików cookie i nie ładuje skryptów innych firm. Przy pierwszej wizycie mały baner w rogu pyta o zgodę na statystyki (Google Analytics) i pomiar reklam (piksel Meta). Oba ładuje Google Tag Manager dopiero po zgodzie, a bez niej strona działa tak samo. Wybór zmienisz w „Ustawieniach cookies” w stopce. Nasz asystent w rogu strony to ten sam widget, więc identyfikator rozmowy zapisuje dopiero po pierwszej wiadomości do niego.
• Widget na Twojej stronie i panel nie używają analityki, reklam ani ciasteczek stron trzecich.

Pełna tabela (nazwa, cel, czas przechowywania) jest w polityce prywatności, § 16: flowhelp.ai/pl/privacy.

9. Czego flowhelp dziś nie robi

To nie jest lista wad ani obietnic, tylko stan na dziś.

• Nie czyta starych formatów Office ani zdjęć HEIC. Pliki .doc i .xls trzeba zapisać jako .docx i .xlsx, a zdjęcie z iPhone'a jako JPG. Obrazów wklejonych do Worda i Excela nie odczytuje (sekcja 2.4).
• Jeden asystent w workspace. Drugiego asystenta nie założysz.
• Akcje nie odpytują Twoich systemów. Są dwie: formularz kontaktowy i przekazanie rozmowy człowiekowi (mailem albo na żywo, gdy ktoś z zespołu odbiera rozmowy). Asystent nie sprawdzi statusu zamówienia ani stanu magazynu, bo takiego połączenia nie ma, i nie zmyśli odpowiedzi w zamian.
• Kanały: tylko strona i e-mail. Asystent działa w oknie czatu na Twojej stronie, a poczta trafia do Skrzynki. Slack i Discord dostają powiadomienia o rozmowach (sekcja 7), ale odpisuje się z panelu.
• Eksport w panelu obejmuje tylko rozmowy. Kontakty i pytania bez odpowiedzi wydajemy na prośbę (hello@flowhelp.ai).
• Nie ma logowania dwuskładnikowego ani zmiany adresu e-mail konta w panelu (w tej sprawie napisz do nas).
• Nie ma głosu. Wyłącznie czat tekstowy.
• Nie da się jeszcze zapłacić. Płatności nie są uruchomione; dziś każdy plan zaczyna się od 14-dniowego okresu próbnego.
• Rejestracja jest na zaproszenie. Konto zakłada się kodem zaproszenia. Kto nie ma kodu, prosi o niego na stronie rejestracji („Nie masz kodu? Poproś o niego”, app.flowhelp.ai/signup?request=1): zostawia adres e-mail i, jeśli chce, adres strony, a zespół odpisuje na ten adres.
• Zgoda na czat nie jest pamiętana między wizytami.

10. Kontakt i wsparcie

Napisz do nas: hello@flowhelp.ai. Ten adres działa we wszystkich sprawach: pytania, wsparcie, reklamacje, ochrona danych osobowych i zgłoszenia nielegalnych treści. Odpowiadamy po polsku i po angielsku.

Najszybciej odpowie asystent w oknie czatu na flowhelp.ai. Gdy odpowiedzi nie ma w jego bazie wiedzy, a Ty prosisz o kontakt, pokaże formularz kontaktowy. Zgłoszenie trafi do nas razem z ostatnimi wiadomościami rozmowy (do 10), więc nie trzeba niczego powtarzać. Tak działa podstawowe wsparcie w każdym planie, także w Starterze. Plan Scale ma dodatkowo wsparcie priorytetowe.

Dokumenty prawne (wiążąca jest wersja polska; linki są też w stopce każdej strony):

• regulamin: flowhelp.ai/pl/terms, po angielsku flowhelp.ai/terms,
• polityka prywatności: flowhelp.ai/pl/privacy, także po angielsku, niemiecku, francusku i włosku,
• umowa powierzenia z listą podmiotów przetwarzających: flowhelp.ai/pl/dpa, po angielsku flowhelp.ai/dpa,
• nota prawna (dane spółki, Impressum): flowhelp.ai/pl/legal-notice.

Usługę prowadzi DOLLABROS sp. z o.o., ul. Stanisława Wyspiańskiego 26B/238, 60-751 Poznań, KRS 0000918078, NIP 7831841993.

Właściciel strony, który widzi w swoich logach naszego crawlera FlowhelpBot, znajdzie na flowhelp.ai/bot, co on czyta, jak przestrzega robots.txt i jak go zablokować.

11. English summary

flowhelp is an AI assistant for your website. It reads what you already publish — your pages, pricing, terms, FAQ — and the files you give it, and answers your customers from that material, around the clock, in a chat window you embed with one line of code. This summary covers the same facts as the Polish sections above, which carry the full detail.

How it works. You add knowledge as a website (we follow the sitemap, respect robots.txt and strip navigation, footers and cookie banners), as plain text, as Q&A pairs, or as files. Everything is embedded with BGE-M3 (1024 dimensions), so the assistant searches by meaning. It answers only from your material; when the answer is not there it says so and the question lands in your panel as a gap to close. Under an answer from your website there is a "Sources" row: one link per page, at most three; answers from files, notes and Q&A pairs have no link, because none of them is a web page. Retrieved content is passed to the model as untrusted data, never as instructions, and the model's markdown never becomes HTML.

Files. PDF (scans too), Word .docx, Excel .xlsx, CSV, TXT, Markdown and photos in JPG, PNG or WEBP, up to 50 MB per file, up to 1,000 pages per file (at most 300 of them scanned). Old .doc/.xls files and HEIC photos are not accepted (save them as .docx/.xlsx/JPG), and images pasted inside Word or Excel files are not read. Files have no pool of their own: the text read from a file counts toward the plan's characters of knowledge, together with website pages, notes and Q&A pairs (a scan or photo reserves 5,000 characters per page before it is read, then counts exactly); a file that does not fit in what is left is rejected whole. Pages of scans and photos read by the AI model have a daily limit (UTC day), higher on bigger plans and also shared across the whole service. A file over the limit is rejected whole; you can try again the next day. Text in scans and photos is read by an AI model (Google Gemini through OpenRouter, only providers that, according to OpenRouter, do not collect request data) on every plan at no extra cost; everything else is read on our own server. We do not keep the file itself: it is deleted right after its text is read, or after 24 hours at the latest if reading fails. The text of every page stays visible in the panel, where owners, admins and editors can correct it. Files are read once, when added, not on the plan's refresh schedule.

Languages. The chat window, the panel and flowhelp.ai speak English, Polish, German, French and Italian, with English as the default. The assistant replies in the visitor's language when it is one of these five. Otherwise (another language, or a message too short to tell) it replies in the language of the chat window. You set that language in the panel (Appearance → Widget language): automatic by default, which follows the visitor's browser and falls back to English; a data-locale attribute in the snippet takes precedence. The greeting, the AI notice and the suggested questions can be entered separately for each language; where a translation is missing, the widget shows the main text. "Translate automatically" fills the empty fields in the other languages with an AI translation of the main texts (nothing is saved until you click Save); one click counts as one message from your plan. A visitor's message in Arabic is displayed correctly on a Polish page too, but the assistant does not reply in Arabic. Flow, the assistant on flowhelp.ai, is this same widget, so it speaks all five languages; on each language version of flowhelp.ai he talks in that language.

Install. One tag before </body>: <script async src="https://cdn.flowhelp.ai/loader.js" data-key="pk_live_…"></script>. With a CSP you need two origins: https://cdn.flowhelp.ai in script-src and https://app.flowhelp.ai in connect-src; if you set the assistant's avatar to an address of your own and your policy has img-src, add that image host too. Full developer instructions: app.flowhelp.ai/docs/widget.

Notifications on Slack and Discord (every plan). In Settings → Notifications you connect a Slack channel ("Connect Slack"; you pick the channel in Slack's own window) or the webhook of a Discord channel. Each new conversation is one message in the channel with the first question and a link to the dashboard; the rest of the conversation — visitor questions, the assistant's answers and your team's replies — goes into a thread under it, so the channel stays tidy. A request for a person and contact details left by a visitor show up in the thread and, on Slack, in the channel too. On Discord a Forum channel gives one thread per conversation; in a regular channel each conversation is a single message and the rest stays in the dashboard. You choose "Every new conversation" or "Only when a person is needed" (a request for a person, contact details left, an e-mail to the Inbox). Replies are written in the dashboard: a reply typed in Slack or Discord does not reach the visitor. The Slack token and the webhook address are stored encrypted and deleted from our database when you disconnect.

What you can buy and how much it costs — in short. You buy a subscription for an AI assistant on your website. Plan prices: Starter $19 a month (or $190 a year), Growth $49 a month ($490 a year), Scale $149 a month ($1,490 a year); Enterprise is priced individually. Every plan starts with a 14-day trial for $0. Billing is not live yet, so every plan currently starts as a trial. Top-ups will start together with billing. On a paid plan, answers between 100% and 200% of the allowance carry no extra charge.

Plans (one answer = one message on every plan in the price list). We count assistant answers only — a visitor's question, including one clicked from a suggested prompt, is not counted separately (the answer to it is).

Knowledge is counted in characters across the whole workspace: website text, files, notes and Q&A pairs share one pool. A website page is cut at 100,000 characters, a page whose HTML is larger than 10 MB is skipped, and flowhelp fetches at most one page per second from one site, so the first read of 1,000 pages takes about 17 minutes; the assistant answers from the first pages it reads. The "Add source" window says beforehand how many pages it will read and how long that takes, the source list shows "about N min left" while reading, and every source shows its characters and its share of the plan limit ("Pages" on a website lists its pages from the largest).

Live chat (every plan). A team member turns on "Take live chats" in the panel; while the panel is open, the widget shows "Anna from the team is online". A request for a person then notifies the team instead of opening the form (the form appears if nobody takes over within 90 seconds). The team member takes over and replies; their replies carry their name and no AI badge, and the assistant stays quiet until the hand-back (button, closed panel, or 5 minutes without a reply). The number of people who can reply is the plan's team seats. Team replies do not use messages. After the hand-back the panel turns the person's reply into a knowledge entry without the visitor's details; the owner saves it with one click and the assistant answers it next time. Nothing goes into the knowledge base without that click.

AI model: Trial and Starter use GPT-6 Luna; Growth and Scale choose GPT-6 Luna or Claude Haiku 5.5 (panel: Appearance → "Answer model"), one message per answer. Heavier models are Enterprise only and count as several messages per answer: Gemini 3.5 Flash 5, Claude Sonnet 5.5 20, Claude Opus 5.5 50.

Can I remove "Powered by flowhelp"? The "Powered by flowhelp" line under the chat window always shows on Trial and Starter; from Growth up you can hide (remove) it yourself in the panel (Appearance → "Hide the 'Powered by flowhelp' line"), and the assistant then does not name flowhelp as the chat provider. On a plan below Growth the line comes back by itself.

Top-ups cannot be bought today: they will start together with billing. Billing is not live yet, so every plan currently starts as a 14-day trial.

When the allowance runs out. The assistant may stop; contact with your business never does. Owners and admins get an email at 80 %. The trial stops at 100 messages (and on the website after its 14 days). Paid plans keep answering at 100 % with the same model (on Enterprise a heavier model steps down to the cheapest model, today GPT-6 Luna) and stop at 200 % until the current 30-day period ends; the counter resets by itself every 30 days. A daily cap of 1,000 messages per UTC day, or 10 % of the plan allowance if that is higher (Scale 2,000, Enterprise 10,000), stops the assistant until midnight UTC. When the 14-day trial ends, the service is switched off: the widget no longer shows on your site, while the panel stays available for viewing, exporting conversations and deleting data and requesting a plan (no adding knowledge, no live chat, no testing the assistant). The Inbox still stores incoming mail but sends no replies. We send an email about the switch-off when someone loads a page with the widget after the trial has ended. Billing is not live yet, so there are no failed payments or cancellations today. Under the terms, after a failed payment the service keeps working for 7 days while you are notified, then it is switched off; a cancelled plan keeps the service on until the last day of the paid period. While the assistant is stopped, visitors see "The assistant isn't available right now" and a way to reach you: a person from your team if someone is taking live chats, or your contact form; nothing about your plan. With no contact form and nobody online the widget is hidden. You get an email and a red banner on every panel page with a "Request a higher plan" button (Settings → Plan and limits); until billing goes live we change plans by hand.

How flowhelp compares with competitors. We compare ourselves with Chatbase only, using what Chatbase publishes on its own pricing page and in its docs (checked 10 November 2026); we haven't checked other vendors the same way. When the message allowance runs out, a paid flowhelp plan keeps answering up to twice the allowance, while Chatbase agents stop responding until credits reset unless you turn on paid auto-recharge. Entry plan: flowhelp Starter $19 a month for 750 messages; Chatbase Hobby $40 a month for 700 credits, at 1 to 5 credits per answer depending on the model, so 140 to 700 answers. Top-ups: $9 per 1,000 messages versus $40 per 1,000 credits. Automatic website refresh: weekly from Starter versus only from Chatbase's $150 Basic plan. flowhelp reads text from scanned PDFs and photos; Chatbase says scanned PDFs with no text layer cannot be trained on. On top of that, flowhelp always says when the answer isn't in your material instead of guessing, and the question lands in the dashboard as a gap to fill. Billing is not live yet, so flowhelp prices and top-ups apply once it starts. Sources: Chatbase pricing, credits per answer by model, what happens when credits run out, files as a source.

When the knowledge allowance is full (characters or website pages), the assistant keeps answering and no messages are used. With a full allowance we still refresh the pages we already know, but we cut the text that goes beyond the free space. We do not read new pages. We do not accept a new file, note or Q&A pair until you free some space or change plan. The panel shows what was skipped and why; nothing already learned disappears, also after a move to a lower plan. A single page is cut at 100,000 characters.

Panel. Four onboarding screens (site → reading → appearance → install). Sections: Start, Knowledge, Appearance, Conversations, Inbox, Insights, Settings (plan and limits, installation, team, actions, inbox, data, profile). Roles: owner, admin, editor, viewer. Team invitations: an owner or admin enters an address in Settings → Team; the invite link is valid 7 days, and on the invitation screen the person creates an account for that address (password or the Google button) or logs in, with no code and no website step, and joins the team at once. A password account is created by opening the link straight from the e-mail; an address typed in by hand, without that link, allows Google only. Someone in several workspaces switches between them in the side panel, under the workspace name. Conversation retention 30 / 90 / 365 days or no limit, default 90; leads and unanswered questions are not covered by it. Full CSV and JSON export of conversations for owner and admin (the panel exports conversations only). Deleting data: owners and admins delete single conversations and leads, editors also unanswered questions (to honour a visitor's request); deleting a workspace (Settings → Data) stops the assistant at once and permanently removes all its data within 30 days (backups keep it at most 14 days more); you delete your own account in Settings → Profile after re-entering your password (an account created with Google is confirmed within 10 minutes of logging in instead), unless you are the only owner of a live workspace.

Actions. A contact form (up to 8 fields; by default it appears when the visitor asks for contact, and it can also appear after N answers or only from a button) and an email escalation to a human. The form card sits in the conversation, under the message. Submissions go to the panel and by e-mail (via Resend) with the last 10 messages of the conversation attached. Abuse limits: 5 per visitor per UTC day, 20 per IP per hour, 200 in total per UTC day.

Inbox. Forward your support mailbox to the assistant's address in our domain (the same model as Zendesk, Intercom or Help Scout, no OAuth) and reply to customers from the dashboard, in the same e-mail thread they see; escalations from the widget appear in the same list. Setup wizard with Gmail, Google Workspace and Microsoft 365 instructions, Gmail confirmation code shown in the dashboard, and a test e-mail. Replies from the Inbox do not use up your message allowance. The Inbox does not write replies by itself, does not send from your own domain and does not fetch the contents of attachments.

Security and privacy. Tenant isolation is enforced by Postgres row-level security, not by WHERE clauses. The public widget key is assumed to leak — the defence is the domain allowlist, rate limits and the daily message cap. Logged-in visitors can be verified with an HMAC signature computed on your server. Cookies: the widget on your site sets no cookies and writes to the visitor's browser storage only when a chat starts (first message, rating or form submission): a random visitor id, flowhelp:visitor:<key>, and after the first message also a conversation id, flowhelp:conversation:<key>, kept for 2 days; loading the page writes nothing. The panel uses a login cookie and a language cookie; flowhelp.ai sets cookies only after the visitor agrees in its cookie banner (Google Analytics for statistics, the Meta pixel for ad measurement, both loaded through Google Tag Manager). Visitor consent is chosen in the panel (Appearance → the “Privacy” tab → “Visitor consent”): “Chat right away”; “Chat after clicking “I agree”” (the default); “Widget hidden until your site passes consent”. Consent is not remembered: after a page reload the visitor agrees again. The "AI" badge in the header cannot be turned off (EU AI Act Article 50) and the avatar must be an illustration, never a photo of a real person. Chat rate limits default to 20 messages per 5 minutes per visitor and 200 per 5 minutes per IP. We do not train models on your content, and we send requests only to model providers that, according to OpenRouter, do not collect request data. Data location: OVH servers in Germany (EU). The data processing agreement and its list of subprocessors are public at flowhelp.ai/dpa (binding Polish version: flowhelp.ai/pl/dpa). There are six: OVH (hosting), OpenRouter (gateway to the language models that write answers and read text from scans and photos), the model providers OpenRouter routes to (only providers that do not collect request data, data_collection: deny; reading scans uses a fixed model, today Google Gemini), deAPI / CoinAxe Ltd (embeddings of your content; visitors' questions only as a fallback, normally computed on our own server in Germany), Resend (e-mail, including inbound mail for the Inbox, with a copy of received messages kept for up to 30 days) and Anthropic (AI-assisted maintenance).

Not available today: old Office formats (.doc, .xls), HEIC photos and images pasted inside Word or Excel files; more than one assistant per workspace; actions that call your own systems (order status, stock); voice; two-factor login; changing the account e-mail address; export of anything but conversations in the panel; channels other than your website and e-mail; payments and open sign-up (an invite code is required). Consent is not remembered between visits.

Contact: e-mail hello@flowhelp.ai for anything, including support, complaints and data protection; or ask the assistant in the chat window on flowhelp.ai, which offers a contact form when it does not know. Legal documents: Terms, Privacy policy, Data processing agreement, Legal notice; the Polish versions are binding. flowhelp is run by DOLLABROS sp. z o.o., Poznań, Poland. Site owners who see our crawler FlowhelpBot in their logs: flowhelp.ai/bot.